導讀冷蕓時尚圈討論是就行業問題的討論及總結。這些分享屬于集體智慧的結晶。（它們并不代表冷蕓個人觀點）希望通過此種方式能讓更多行業人士受益！引言課題：如何在服裝跟....

冷蕓時尚圈討論是就行業問題的討論及總結。這些分享屬于集體智慧的結晶。（它們并不代表冷蕓個人觀點）希望通過此種方式能讓更多行業人士受益！

引言

課題：如何在服裝跟單工作中做到面面俱到，張弛有度

參與：冷蕓時尚圈2群群友

時間：2020年10月3日

討論提綱

一、跟單工作中的痛點

二、跟單工作是解決什么問題

1.記錄過去

2.快速知道當下應該做的重要事情

3.預知和預判

三、只要服裝還離不開面料，就離不開的必然組成要素

1.你知道服裝的訂單中含有哪幾項要素嗎？

2.面料

3.輔料

4.樣衣

5.測試

6.合同

四、總結一個工具：PRODUCTION STATUS REPORT

五、跟單過程中，除了掌握正確的工作方法，還有哪些“修煉”

1.時間規劃

2.像“坦克”一樣前進

3.不要“逛花園”

4.“LOCK THE PEOPLE”

六、總結

莊主簡介

前言

無論是最近熱議的數字化3D技術，還是阿里開啟的“犀牛”工廠亦或是各種先進的服裝自動化設備，它們都離不開一個“靈魂”：最傳統的業務跟單工作。

以下這套工作方法是我作為一個“資深跟單”10多年以來的工作心得，絕對干貨。能夠幫助到你從容面對“過去”、“現在”和“將來”。

跟單工作包括的內容繁瑣，不僅是需要開樣衣制作單以及催工廠趕快出樣衣、面料、輔料。還包括檢查工廠提交的樣衣、面料、輔料；向客戶或者公司設計部確認服裝的制作細節；和各方談價格以及溝通貨期；甚至還要和QC部門協同安排查貨。

在平時跟單工作中，經常會遇到一些讓人“頭疼”甚至足夠“懊悔”的事情，這些事情涉及方方面面，可以說是令人一言難盡！

同時跟單工作的失誤很可能還會讓公司或品牌蒙受巨大的經濟損失。如果你是一個初入跟單職位的新人，你也許需要正確面對這些問題帶來的焦躁情緒。這種情緒是正常的，也不用害怕，你所經歷的磨難有一天會反過來支撐你成功。我也希望通過這篇討論總結的文章，將跟單工作梳理清楚，幫助大家知道一種忙中不亂、井然有序、面面俱到的工作狀態。

我認為，跟單工作有三個目標：

• 記錄過去（過去）;
• 快速知道當下應該做的重要事情（現在）；
• 預知和預判（將來）。

跟單工作有兩個重要的維度，其中第一個維度是解決所有問題。而我所提到的三個目標是從“解決所有問題”這個維度來看最全面的目標。

首先，為什么要記錄過去？

用一個也許不恰當、但一定是最好理解的詞來解釋就是“為了今后有可能打官司用”！

這些記錄包括郵件、微信、QQ記錄。因為大家知道，一張訂單的操作過程其實就是在履行既定的合同。合同中規定了質量要求、交貨時間和交貨數量，也就是我們常說的“質”“量”“期”。但是在實際操作過程中，由于我們服裝的產業鏈非常長，產業鏈上的人非常多，而從備貨到交貨這一過程的中間周期又很長，所以往往很難保證所有細節能“按時按點”。如果最后不能保證“質”“量”“期”，我們則必須要對過程中的責任方進行追溯以確保公平，那么“記錄過去”就非常非常重要了。

再來看跟單工作的第二個目標：

快速知道當下應該做的重要事情。這里講的不是“過去”了，而是“現在”。

有三個重點：“快速知道”、“當下該做的”和“最重要的事情”。

對于“快速知道”，我們來打個比方：“你電腦啟動需要用2分鐘，而我的電腦啟動只要15秒”，當然后者切換和執行任務的速度就會非常快。在我們跟單工作中，一會要開板單，一會要詢問工廠進度，一會又要和設計師或者客戶溝通細節，是不是就需要一個非常快速的切換能力？

我們再來看看“當下該做的”是什么意思？當下該做的意思非常明確，不是要我們考慮過去，也不是要預判將來，而僅僅是“現在要做什么”，對，就是下一秒要做什么。到這里，你如果已經能“快速知道” “現在要做什么”是不是就已經“效率快速起飛了”？這還不夠！我們再加上一個——只做“最重要的事情”。

目標就是現在，要讓自己“快速知道”“當下該做的”“最重要的事情”。要做到這一點，絕不是靠你聰明的腦袋，而是靠“爛筆頭”，就是工具。我在后文會提到針對這點好用的工具，關鍵它還是免費的，人人都可以做到。

但別急，跟單工作還有一個目標：“預知和預判”。這個目標能幫助你保駕護航，幫你做判斷、做決策。“預知和預判”，簡單講，就是萬事有計劃。問你個問題：打個比方，如果客戶要求訂單的操作程序是：“產前樣必須要使用正確的面料”，那么當下，你是會先把頭缸趕緊給客人批核？還是開產前辦辦單？

當然你一定是選擇趕緊給客人批頭缸吧，然后再開產前辦單。因為程序上，開辦單是在批核頭缸之后，所以，你不必先急著做這件事，只做重中之重。

到目前，我已經為你闡述了跟單工作的三個目標：

1.記錄過去（過去）；

2.快速知道當下應該做的重要事情（現在）；

3.預知和預判（將來）。

但是，光有“目標”這一個維度還不夠。我們還需要一個維度，才能完整構建起我們這套工具。

所以，我們一起來思考下一個維度。在每一張服裝訂單背后的的組成要素有哪些？

從跟單的角度來看，一張服裝訂單，它絕對不會脫離以下五個要素：

1.面料

2.輔料

3.樣衣

4.測試

5.合同

我們說做一張訂單，就是要把面料、輔料、樣衣、測試及合同這五項要素在某一個時間點上準備好。將這五大要素有機結合起來，給生產留出足夠的時間。解決所有問題和了解其中要素，就是對于跟單工作思考的兩個維度。在初步了解這一工作后，我們如何能夠更好的做好跟單？我在上文曾提到，我們并非沒有“捷徑”。在跟單工作中，我們可以運用一些工具，這一工具免費但好用。它能將幫助你將以上的三個目標，五項要素，在過去、現在和將來進行完美地結合。

這個工具叫做生產進度表(Production Status Report)(PSR)，有的公司可能叫WIP。讓我們先來看看這張表格是什么樣子的，以及它如何涵蓋了五大要素和過去、現在、將來？

雙擊圖片放大閱讀（下同）

（圖片來源：莊主自制）

首先，是訂單的總體信息。從這張圖表中，我們可以來看五大要素都在哪里。

（圖片來源：莊主自制）

我們可以看到，在訂單的左半部分，記錄所有這張訂單的重要信息。

1.面料部分

（圖片來源：莊主自制）

上圖體現的就是面料部分。我們先來看看五項要素在這個表里面的位置。雖然很多人了解這一工具，但往往是在工作中很難落實填寫。而絕大多數人無法堅持填寫的原因是他們只把這個表看做一個報告，而忽略了它最核心的價值：“現在”和“將來”。填寫一份報告是非常枯燥的，但是如果能幫到她們快速響應并預判未來，以作清晰的決策就會發現這份PSR的神奇之處。

2.樣衣部分

（圖片來源：莊主自制）

3.輔料和測試

（圖片來源：莊主自制）

4.合同

（圖片來源：莊主自制）

前面講到的合同要素在這張表格的最左邊，就是第一張圖當中的客訂單期。因此在一開始我曾提到，在這張表格的左半部分是最重要的一部分。

五大要素已經了解，過去，現在和將來怎么表示？我會在圖表中用顏色來進行區分：

(1)黑色代表過去已經發生的事情；

(2)紅色表示接下來馬上要做的事情；

(3)藍色表示并不是馬上要做的事情。

這張圖，一看就馬上能明白：客人來的樣衣評語是5月20日，所以是黑色，作為重要節點的記錄。

那么第二列：出版日期是紅色的，就是還沒有發生。但是這也是接下來的重要節點，也就是我們現在的目標就是要把第一次試身樣追出來，所以是紅色的，提醒我馬上要去做。而其他所有的藍色，你“現在”都不要去管它，因為只有紅色完成后，才會處理下面的步驟。

如果5月25日，第一次試身樣如期完成，那么這一項就會變成黑色。接下來就是要追客人對于第一次試身樣的評語了，所以第三列“客批辦期”就會變成紅色。雖然要通過調整顏色來進行標記有些麻煩，但在實際工作中確實從視覺上讓我一目了然。并且這種習慣需要養成，當你熟悉以后，你就會很適應。并且在你調整時間的時候，也會對將來產生相對準確的預判作用。

方案的依據是什么？就是合理地把將來“計算出來”。如果你做出來發現不能保證貨期，那么就需要“方案”了。

大家注意到表格里面有個五角星，這個五角星是什么意思？這就是我們剛才講的目標：做一張訂單就是要把五項要素在某一個時間點上準備好，并且進行有機結合，給生產留出足夠的時間。開裁日期，就是面料和樣板到位的日期，還有評語到位。五角星標注的地方，就是開裁日期，也是生產資料準備階段和大貨生產階段的一個重要節點。

開始開裁，也就是在這個五角星標示之處前，是我們跟單工作最“用力”的地方，目的就是給生產留出最合適的時間。過程中很多因素會發生變化，大家用這個表就是經常根據實際情況調整，通過實際進度和五角星標示代表的時間點來判斷是否能夠給生產留出合理的時間。生產上有合理的時間，才能保證質量。因為大家知道，梭織和大圓機針織面料的生產流程近似：都是面料經過裁剪和縫制做成成衣。但是與橫機針織的生產流程有很大的不同：橫機是直接用紗線喂入橫機做出衣片經過套口后得到成衣。

這個表格是完全可以調整的，但是萬變不離其宗：

1. 包含所有的要素；

2.記錄過去，明確現在，預見將來。

使用這張表，不需要實時在電腦里修改，我是周一更新一下，然后打印出來，可以在上面涂畫，只要自己看得清就可以，每周更新一次。很多公司都有類似表格，但是請相信，這不僅僅是一張表格，它是一份作戰圖。大家可以仔細研究一下這張表，切莫僅僅把它看做一張報告，仔細考慮我前面講的兩個維度，你會發現它的神奇之處。

1.時間規劃

這里指的時間規劃，不是上面PSR中時間的概念，而是你如何計劃你一天工作的時間分配，以幫助你可以一直在一個比較宏觀的高度指導自己的工作進度。

其實這也完全就是一個單獨的課題。我的建議如下，方法很簡單：就是每天早上在正式開始工作之前，花10分鐘做一個TO DO LIST。因為這個10分鐘一般大家都沒有正式開工，沒什么事情會影響到你，你可以有比較清晰的思考，這個時候往往都是比較全面的思考，沒有什么具體壓力。在這個時間里列出自己的待做事項，并且標注要單項任務需要花費的時間。

不要奢望你的計劃不被打亂，當有其它事項非計劃性的突然插入進來的時候，請將它放進你的計劃中，看看是否會對于你原來的計劃造成很大的沖擊。

如果是（對原計劃有沖擊，而且無法調整原計劃），請及時告訴對方，任務可能有延遲。如果可以消化，那么為它安排一個處理的時間。就這么簡單的兩個重點，剛開始做可能會很別扭，堅持下去就會很有幫助。

剛開始這么做，最好不要給自己安排得太滿，而是適當留些空隙。我通常會預留1/3的時間。大事情，小事情，只要是單個項目，都可以列上去。并且結合你PSR當中的“現在”（就是紅色的項目）。如此一來，你會發現，你只要一眼看到紅色的項目，去做就行了，是不是感覺到了“15秒開機”，不用每次都用腦子回憶“這張訂單發生到什么狀態了，下一步該做什么？”的效率？

我最多的一次，同時跟進15個客戶，平均每個客戶10張訂單，你想想我一天必須要多高的效率？這套工作方法，也是在這種高效工作中實踐得出的。這是第1點，時間規劃的內容和工作方法。這就是我們說的“時間管理能力”。

2.像“坦克”一樣前進

所謂像“坦克”一樣前進，就是說面對任務，不要跳過，而是“強勢處理”，立即處理。很多時候，不同的任務給我們的感受是不同的，有的比較簡單，我們樂于去做；但是有的比較困難一些，我們自然會有想跳過或者先回避的。當有這樣的想法出現的時候，提醒自己，要像“坦克”一樣前進，所向披靡。搞定這個任務。如果所有人都“想想等等”，往往會把小事情拖成大麻煩。所以我們要像“坦克”一樣，咬咬牙，搞定它。

3.不要“逛花園”

所謂“逛花園”簡單地講：就是關心了本不該由自己來關心的事情，做了本不該由自己來做的事情。這些事情往往這些事情是其他人帶給你的，而實際上與你無關，并且會大大降低你的工作效率。我們很多時候會有意無意地被“卷入其中”。好似本來好好地走在路上，突然被別人帶去旁邊的公園“莫名其妙”地轉了一圈。

4.“LOCK THE PEOPLE”

這是我關于這一話題的最后一個心得，也是非常非常重要的。先來舉個例子：剛才客人電話當中和你提到了某件事情，比如客人的樣衣評語給你晚了，他通過電話告訴你他很抱歉，但是這周五之前一定會給到你樣衣的評語。缺乏經驗的跟單會將這個對話認為地很平常，大家客客氣氣說個“知道了”，一般不會做其它的跟進動作。

而有經驗的跟單會明白，這種對話可能包含兩層意思：

1.確實是客人的原因給晚了幾天樣衣評語；

2.客人想通過電話的方式把這件事情造成的影響“最小化處理”。

試想一下，將來貨期如果真的發生問題，哪怕1-2天的延誤需要供應商來承擔折扣。那么這次的對話是否很有必要被記錄下來？

因此老練的跟單會怎么處理？我會選擇發一封郵件，內容如下：

“XXX您好，我們這次的樣衣在X月X日到達了您公司，但是根據剛才電話溝通得知因為XX原因您需要延遲到本周五批核給我們以進行下一步工作，萬分感謝您的配合！”

你有沒有感覺到，這么一來，你把對方“鎖住了”！LOCK 住了這個節點！如果將來真有什么問題導致1-2天的延誤，是否你也有話可說、有據可查？

我遇到過很多訂單延誤導致賠款的事情。事后問跟單，很多人只能抱怨“明明客人也有耽擱”，感覺好像“啞巴吃黃連”。為了避免這種狀況，我們要學會這招“LOCK THE PEOPLE”。

莊主總結

一、實體零售批發問題

在平時跟單工作中，常常會遇到令你頭痛甚至蒙受“巨大的經濟損失”的問題。大家需要正確面對這些“焦躁的情緒”，并且通過有效的工作方法來進行調整。

二、跟單工作是解決什么問題

中國70%以上的舊衣回收只能被扔進垃圾桶，廢舊服裝和紡織品的綜合利用率不到0.1%。

1. 過去——記錄過去

2. 現在——快速知道當下應該做的重要事情

3. 將來——預知和預判

三、只要服裝還離不開面料，就離不開的必然組成要素

1.面料

2.輔料

3.樣衣

4.測試

5.合同

四、一個工具：PRODUCTION STATUS REPORT

將工具真正的運用于工作中，養成良好的工作計劃，并且能夠根據實際情況靈活調整，才能實現高效率工作。

五、跟單過程中，除了掌握正確的工作方法，還有哪些“修煉”

在跟單工作中，除了工作方法，還有一些重點是在于心態和工作方法上的“更進一步”：

“時間規劃”幫助你有效管理時間；

“像坦克一樣前進”幫助你明確工作中遇到困難時的心態；

“不要逛花園”幫助你用最短的路徑處理事情，并且有一定高度地全面看待事情；

“LOCK THE PEOPLE”幫助你鎖定跟單過程中重要的時間和責任節點。

文字整理 : 張懷楷

審核 : Cherika Chen

版式設計：Alex Li

End

冷蕓時尚圈討論是就行業問題的討論及總結。這些分享屬于集體智慧的結晶。（它們并不代表冷蕓個人觀點）希望通過此種方式能讓更多行業人士受益！

感謝你的閱讀，期待討論！