導讀萌萌最近很低落，原因是她沒能如愿提拔為商務經理，而學歷、實力都不如她的艷艷卻被提拔為商務經理。她找過老板，老板說：“我本來是最看重你的，可是你不能把我交代的....

萌萌最近很低落，原因是她沒能如愿提拔為商務經理，而學歷、實力都不如她的艷艷卻被提拔為商務經理。她找過老板，老板說：“我本來是最看重你的，可是你不能把我交代的所有事情都處理好，我怎么能放心把這個位置交給你？這一點你就不如艷艷，盡管你底子好。”

其實，她也意識到了這個問題。她經常在做一件事時就會不自覺地想另一件事，以致于任務一多，她每件事都做不好，甚至還出錯，這也令她非常焦慮。

一次，她在做資金預算表，剛填了幾個數就想到下午要把工程量算完，結果就點錯了一個小數點。下午算量時，她又想起后天要見供應商，她腦里就又想應該怎樣跟供應商商談合同價款問題，以致于量也算錯了，結果被老板狠批。然而，她的同事艷艷卻能每件事都處理妥當。一樣的工作量卻有不一樣的結果和效率。

其實許多職場人都有她這樣的苦惱，工作本能很好完成，但做事時經常心不在焉。長此以往，職場人就可能會對自己的能力表示懷疑，焦慮不堪。那怎樣才能解決這個問題呢？那就是運用“搞定”個人事務管理系統。

何為“搞定”個人事務管理系統

GTD是Getting Things Done (搞定）商標縮寫，即戴維·艾倫獨創的工作-生活管理系統，旨在幫助人們從高壓和不確定狀態提升到無壓高效的整體狀態。

——《搞定》

“搞定”研究的是時間管理，但比傳統的時間管理具有更豐富的內涵，是升級版的時間管理，是一門無壓工作的藝術。

“搞定”個人事務管理系統包括橫向管理工作的五個階段，分別為準備階段、收集階段、理清階段、組織整理階段和回顧階段。五個階段形成一個高效的處理事務的流程，其核心就是把一切事務趕出大腦。

搞定的原理就是我們準備一個工作籃，把所有待處理的事務放進籃里，就忘記這些事。然后，我們再拿著工作籃一件一件地處理，所有事務會依據價值分類放在合適的位置，從而逐步清空工作籃。這樣你就可以做到在處理一件事時把其余事務趕出大腦，做到“心如止水”，從而提高工作效率。

“搞定”個人事務管理系統的必要性

關于時間管理，人們做過許多研究，也形成了幾種理論。現在比較盛行的時間管理理論就是“四象限理論”。這個理論的核心就是告訴我們要優先做重要不緊急的事。這就在一定程度上改變了人們通常優先做重要緊急的事的做法。

可是，我們知道了這個道理，卻依然感覺壓力很大，工作效率低下，焦慮狀況沒得到顯著改善。這是為什么呢？因為就像萌萌那樣，我們經常在從事一件事時腦里會不自覺地盤旋其它事，導致我們無法專注于此時從事的工作。

孟子曰：“學問之道無他，求其放心而已矣。” 講的是求學問這件事就是把你放在外面的心給收回來。所以專心于眼前事就是學問之道，也是工作之道，生活之道。

其實，我們知道我們完全可以完成此時的事務后，再去考慮其他事務，可是為什么就克制不住會想起這些事呢？原因如下：

1、改善未決事務狀況的意愿

我們希望事務都能在我們的掌控之中，然而事務的復雜度和不確定性卻令我們心有余而力不足。我們經常會面臨如下問題：

• 還沒有明確地知道未決事務會取得什么結果
• 還沒明確下一步的具體行動
• 還沒有把關于預計結果和具體行動的想法進行存儲

也就是說，這些事沒有完成，就會始終令我們放心不下。這體現了蔡加尼克效應 ，即指人們對于尚未處理完的事情，比已處理完成的事情印象更加深刻。你希望改善他們的狀況，即使沒完成，也需要把后續的事情考慮好，記錄下來。但如果你沒有做好上述工作，你的大腦就會不停運轉，你的某根神經就會不斷給你施壓，不斷“提醒”你，增加你的精神負擔。

2、大腦本身的局限

我們的大腦本身就不夠聰明，也不夠符合邏輯。大腦不能夠在需要提醒你時再提醒你。回想一下，從早晨起床到現在你腦里會想到多少件事？有幾件事才是你今天需要處理的？你是不是不止一次地想到那些懸而未決的事？

我們的大腦總是在不斷地放電影，我們把這些懸而未決的事委托給大腦來處理，但大腦卻不堪重負，無法有效地處理這些事。它不能夠主動地給我們準確的提醒，反而會給我們現在做的事帶來干擾，降低我們的工作效率。

你的大腦是用來在思考模式的基礎上產生想法的，而不是為了記住更多東西！思維的展開方式決定了它擅長識別，而不擅長回憶。

——《搞定》

所以，我們需要意識到大腦存在的這種局限，并想辦法彌補。我們的大腦類似于CPU，而不是內存。我們需要運用大腦以外的東西，即“外腦”來幫助我們存儲信息，利用“外腦”協助規劃我們的工作，充分發揮“外腦”的價值。

而GTD個人事務管理系統，就提供了許多“外腦”，讓我們免受懸而未決的事的打擾，減輕未解決事項的認知負荷，從而讓我們能夠集中注意力，妥善安排各項事務。這一時間管理比傳統的時間管理更具有實操性。所以，了解并熟練運用這一系統對于實現高效工作是很有必要的。

實踐“搞定”個人事務管理系統的五步法

“搞定”個人事務管理系統包括橫向管理工作的五個階段，那么我們應該如何具體實施這五個階段呢？這就需要我們做好以下的五步：

1、充足的準備工作

準備階段我們需要做好充分的準備，確定時間、空間和工具。

• 時間方面

我們最好預留出整段的時間來啟動這一時間管理計劃。對于大部分職場人來說，最佳的時間就是周末或者節假日。這時我們所受的干擾最少，可以相對靈活地支配時間。

• 空間方面

我們還需要在家里準備一個工作區。因為我們有時也會在家里辦公，在家里布置一處和辦公室類似的工作區，設置成自己喜歡的風格。這樣的環境設置就像《瞬變》中講的行動觸發扳機，可以令你坐到辦工桌前就會進入工作狀態，能夠令你安心工作，從而提高工作效率。注意這個工作區需要是獨享的。

我們還需要配備個移動工作區，這對于經常出差的商務人士是很有必要的。這一般包括一個公文包或背包，文件夾或文件袋，以及筆、回形針等辦公用品。這樣可以充分利用我們出差時的零碎時間。零碎時間也可以發揮很大價值，正如魯迅所說：“哪里有天才，我是把別人喝咖啡的工夫都用在工作上的。“

• 工具方面

我們需要準備一些基本的工具和辦公用品：紙筆、回形針、便利貼、活頁夾、文件夾、資料存放托盤、訂書機和訂書釘、自動打簽機、一個日程表、垃圾箱等。這些工具有利于你建立高效簡潔的歸檔資料管理系統。

我們需要把歸檔系統放在觸手可及的地方，便于存取。我們最好按照字母或拼音順序排列歸檔系統。這個系統可以再根據公司、項目、人員、主題進行細分。每個標簽下可以再設立一些子主題，如”人事-考核“，”人事-培訓“，就可以排列在字母R下面。我們要養成定期整理歸檔系統的習慣，至少每年整理一次。

需要注意的一點是，我們在建立自己的工作管理系統時，必須集中全部注意力。如果這期間你確實有事務要辦，就立即處理，否則就延遲，并做好記錄。

2、收集所有的“材料”

收集階段，我們要把所有的未竟之事都歸攏到一起，并放在“外腦”。可以是工作籃，紙質的記錄簿，電子設備等。收集工作我們要從兩個方面入手：

01、外在的收集工作

我們首先要搜索周圍的環境，把未完成的和未開始的工作全部收集到工作籃里。如果收集的東西過大，那就把相關信息寫在紙上放入工作籃。如在紙上寫上“主機“、”打印機”，并記錄日期。如果收集的東西過多，工作籃放不下，那就把這些東西暫時放在工作籃周圍。

收集的過程中，如果我們能確定某些資料的確沒用了，那就立刻扔掉。如果不能確定，那就把他們放入工作籃。你可以從辦工桌的一端開始，漸漸向四周推進。收集的過程也是搜尋的過程，你要注意一些容易被忽略的地方，如文件柜頂部、書架最下面。

02、內在的收集工作

當我們把周圍環境中需要處理的事務都收集完后，就需要搜索仍然存儲在大腦里的事務了。你要做的是把這些事寫在白紙上。你最好在每張紙上只寫一件事，這樣方便以后你記載對于這件事的處理。如果你有語音信息需要收集，你最好把語音轉換成書面形式的記錄，并放入工作籃。

整個過程中你不需要進行甄別、篩選，那是以后階段要做的事。這個階段的目標就是把一切能夠引起你注意的事都收集起來，不要遺漏。

3、徹底清空工作籃

理清階段，我們需要清空工作籃。這里指的“清空”并不是指完成工作籃中所有事務，而是指對你收集的每樣東西進行識別，確定它是什么，它有何用途，怎樣對它采取下一步行動。

在理清階段，我們要遵循以下三點原則：

• 首先處理工作籃最上面的事務。
• 一次只做一件事
• 不要把事務再次放回工作籃

只有做到這三點原則，我們才能專注地做每一件事，對每件事都認真思考，并且不會遺漏任何一件事。當我們把事務收集完后，我們需要確定接下來如何處理這些事務。一般有兩種情況：

01、不需采取下一步行動

這里所說的下一步行動是指具體可行的、能夠推進事務進展的行動。我們會收集到許多資料，可這里會有些資料并不需要我們采取行動，它們只是具有參考價值或潛在價值。對于這些參考資料或輔助資料，我們就打印好標簽，然后把標簽貼在文件夾上，放入你分類歸檔的抽屜中。如果是電子類資料，如電子郵件，那就把郵件存入其應用程序的文件夾中。

我們的工作籃中可能也會有一些資料，你目前不需要采取行動，但以后可能需要。例如，你接到通知需要去參加一個商務會議，你現在可能不需要做什么，只需要等到開會前一天瀏覽下會議安排。

對于這樣的事情，你就可以把它們計入“將來/也許”清單或者寫上具體日期計入日程表或備忘錄。如會議是6月20日早9點開始，那你就在備忘錄上同時記下“6月19日瀏覽會議，6月20日早9點參會”。萌萌就可以把跟供應商商談的事，在日程表上標明具體商談日期和做準備的日期。

02、需要采取下一步行動

如果我們確定了下一步行動，我們一般會面臨三種選擇：

• 立即執行

這里有一個“兩分鐘原則”，即如果你需要采取的行動用時不會超過兩分鐘，那就別猶豫，立刻執行它。如我們回復電子郵件、微信、短信等，如果不需要思考太多，簡短回復即可，那就立即完成它，不要想“這個不著急回”，然后就放置一邊。

• 委派他人

有些事情不用我們親歷親為，如果這些事需要采取行動的時間超過兩分鐘，我們可以判斷下自己是否為執行行動的最佳人選。如果不是，就委派給他人。如交給客戶服務部進行處理，交給老板過目。

當我們把事務交由他人時，我們也會跟蹤事務的進展，我們會等待他人的回復，這時就有必要建立一個“等待”清單了，在事務上標明具體的日期列入等待清單。如“7月15日，A項目技術方案已交給老板，待老板定奪”。

• 延遲執行

如果下一步行動無法交由他人，那就需要我們自己處理。而行動耗時又超過兩分鐘，那我們就需要記錄下這些行動，在相關資料上貼上寫有具體行動的便簽紙，以等待進一步處理。

如給某個重要客戶打電話，我們需要思考下怎樣說才能達到目的，我們現在做的是思考、查閱，打電話就需要延遲行動。

在這個階段，我們就把工作籃的事務清空了，一部分處理完了，一部分委派給他人了，余下的懸而未決的事宜也進行了相應存儲。

參考書籍：《搞定》

4、建立行動和項目清單

組織整理階段，我們需要建立下一步行動清單和項目清單。清單僅僅是個目錄，用來記錄具有相似特征的事情。你沒有必要按照重要程度對內容進行排序。清單可以有多種形式，文件夾、容器、紙張、事務列表、數字設備中的項目列表等。

你需要建立“下一步行動”清單。這里的行動可以分為兩類，一類是有指定時間，一類是沒有指定時間，盡多有個截止時間。對于第一類，我們就應該記在日程表上。對于第二類，這些事情是越快完成越好，我們就可以按照情境進行分類。

情境即指完成此行動的所在地點、工具或者情形。實際工作中，如果我們的下一步行動在25項以內，就可以只用一個“下一步行動”清單，否則我們最好用以下清單標題來提示行動信息：

• 在電腦旁：列舉利用電腦完成的工作，如制作表格、PPT。像萌萌就可以把算量的任務，寫在這個清單中，盡快完成。

• 撥打電話：列出所要撥打的電話，最好寫上電話號碼。
• 在辦公室：列出親自到場處理的事項，如接待客戶、與員工談話。
• 外出事宜：歸納外出時需要處理的事宜，如參加會議。
• 議事日程：列出你需要與他人進行溝通、協商的事宜，如會見投資人。
• 閱讀/回顧：將用時超兩分鐘的閱讀資料按內容細分，可以利用碎片化時間閱讀。

我們有些事情不是一步能完成的。對于這種需要多個步驟才能完成的事情，我們稱為項目。為了能夠宏觀上掌控這些項目，我們需要建立一個項目清單，這樣我們也可以對自己的工作量有個清晰的認識。

由于這個項目清單比較籠統、不包含細節，我們日常工作中一般不用去關注這個清單。不過，我們需要每周回顧下這個清單，根據實際情況進行增減，從而清楚自己的工作進展。

5、定期回顧管理系統

回顧階段，我們需要對我們的日程表、各類清單、資料等每周進行回顧，確保收集到的所有東西都得到處理。我們需要對清單、日程表等實時更新，已完成的標記“已完成”，而不是刪除。需要繼續跟進的，我們可以思考下還需要采取什么行動，并進行記錄。

回顧清單的過程也是總結每周工作的過程。而且經過確認和更新后，你可能會自然地產生一些奇思妙想，新奇古怪的點子，這是頭腦創造的過程。創造也得益于你實施了這個事務管理系統。

我們需要選擇一個合適的時間進行回顧，最理想的時間是每周最后一個工作日的下午臨下班前的兩個小時。一般這個時間段，我們的工作任務是比較少的，身在辦公室中，可以看到這些清單、資料，從而把他們進行系統回顧。

經過這五步，你就可以高效管理自己所有的事務，不會再被工作追趕，就能夠極大的減輕工作壓力，實現高效愉悅地工作。

寫在最后：時間對每個人都是公平的，分配給每個人都是一樣的，但為什么分配到的同樣時間產出的效益卻不同？其中的關鍵就在于你如何運用時間。了解、掌握并實踐這個“搞定”個人事務管理系統，你也能夠做好時間管理。你也可以達到你向往的境界，即雖然每天事務纏身，也能夠始終保持頭腦清醒，能夠把各項事務安排的井井有條，輕松自如地進行處理。這門藝術是你實現高效人生的必修課。