導(dǎo)讀阿職會(huì)在這篇文章里手把手教你們?nèi)绾螌?xiě)優(yōu)雅得體的中英文商務(wù)郵件，應(yīng)該可以適用于大部分公司對(duì)郵件的要求。首先，如果公司有嚴(yán)格的郵件格式的同學(xué)們可以不用看這一篇了....

阿職會(huì)在這篇文章里手把手教你們?nèi)绾螌?xiě)優(yōu)雅得體的中英文商務(wù)郵件，應(yīng)該可以適用于大部分公司對(duì)郵件的要求。

首先，如果公司有嚴(yán)格的郵件格式的同學(xué)們可以不用看這一篇了，嚴(yán)格按照公司給出的格式和規(guī)章來(lái)就好了。

公司沒(méi)有給出格式的小朋友們請(qǐng)仔細(xì)看這篇文章。好的郵件習(xí)慣和禮儀能塑造你專(zhuān)業(yè)、靠譜的正面形象。

▼ 搞清楚收件人和抄送人

收件人的位置，一定要放和郵件內(nèi)容直接有關(guān)的人。比如向其他部門(mén)的人請(qǐng)求一個(gè)材料，收件人是相關(guān)的負(fù)責(zé)人。收件人有多個(gè)的時(shí)候，收件人擺放的位置也要注意，按照職位從高到低排放。

只抄送給相關(guān)的人。如果你經(jīng)常抄送給別人不相關(guān)的郵件，對(duì)方會(huì)越來(lái)越不重視你抄送的郵件，久而久之可能會(huì)影響你們溝通的效率。一般往給其他部門(mén)員工發(fā)郵件最好抄送自己的上司和對(duì)方的上司。萬(wàn)一有什么問(wèn)題也可以上司也可以出來(lái)抗。不抄送給上司的話(huà)，出了問(wèn)題就是自己扛。

▼ 標(biāo)題

一定要寫(xiě)標(biāo)題！使用空白或者無(wú)意義的標(biāo)題是很失禮的。工作郵件有時(shí)候會(huì)比較繁多，對(duì)方需要能快速檢索郵件。如果標(biāo)題沒(méi)寫(xiě)好，你的郵件可能會(huì)被當(dāng)成垃圾郵件直接被扔進(jìn)垃圾箱。就算打開(kāi)了，事后查找和檢索也很不方便，這會(huì)讓收件人對(duì)你的印象大減分：太不專(zhuān)業(yè)、太不細(xì)心了。

標(biāo)題盡量簡(jiǎn)短，最好把標(biāo)題長(zhǎng)度控制在能完整得顯示在收件箱列表里。

不要隨意使用緊急、重要之類(lèi)的標(biāo)示或者字眼。在英文郵件里可以把你想強(qiáng)調(diào)的東西在標(biāo)題中用全大寫(xiě)字母拼寫(xiě)；在中文郵件中可以適當(dāng)?shù)氖褂靡?hào)或者括號(hào)（一定要注意適當(dāng)，一般一個(gè)標(biāo)題里最多使用一個(gè)）。

注意不要出現(xiàn)錯(cuò)別字或者語(yǔ)法、拼寫(xiě)錯(cuò)誤。

▼ 稱(chēng)謂和問(wèn)候

在郵件開(kāi)頭用適當(dāng)?shù)姆Q(chēng)謂和對(duì)方打招呼是必要的。

不論你在私下和對(duì)方關(guān)系有多好，在郵件里也請(qǐng)正式一點(diǎn)，在郵件里不要用昵稱(chēng)稱(chēng)呼對(duì)方。

在中文郵件中

保險(xiǎn)起見(jiàn)，阿職建議稱(chēng)謂用姓＋職位的格式來(lái)寫(xiě)，如果郵件發(fā)給了多人，阿職建議按照職位高低進(jìn)行排列。如果不清楚對(duì)方職位的話(huà)問(wèn)問(wèn)主管，如果公司風(fēng)氣屬于比較活潑的話(huà)直接用全名稱(chēng)呼也沒(méi)有問(wèn)題。

比如：

郭德綱、于謙、岳云鵬，你們好，

blablablabla……

在英文郵件中

歐洲公司一般用Dear XXX，美國(guó)公司一般用Hi XXX。這個(gè) XXX 放的是收件人的first name。一樣，如果郵件發(fā)給了多人，建議按照職位高低進(jìn)行排列。

比如：

Hi David, Peter, Eliont,

blablablabla……

▼ 正文

如果是第一次發(fā)郵件給對(duì)方，要先自我介紹。你是誰(shuí)？哪個(gè)部門(mén)的？負(fù)責(zé)什么？一句話(huà)說(shuō)清楚。

打完招呼后不用客套，請(qǐng)直接告訴收件人，你需要他做什么。當(dāng)然，還是要多用「請(qǐng)」，「please」這樣的禮貌用語(yǔ)。

這里要注意的是，在英文郵件中，盡量不要用祈使句，改成婉轉(zhuǎn)的疑問(wèn)句；如果用祈使句的話(huà)一定要帶上 please！

比如：

Could you please check out if the data is correct or not?

Please attend the meeting at 8:00 on 19/Dec/2016.

祈使句有命令的意味，直接用是很不禮貌的。

正文以簡(jiǎn)潔明了為主旨，不要長(zhǎng)篇大論。如果具體內(nèi)容比較多，可以放在附件里，只在正文簡(jiǎn)單說(shuō)明即可。

不要用少見(jiàn)，生澀的詞匯，以通俗易懂為佳。咱們寫(xiě)郵件又不是寫(xiě)論文，沒(méi)必要追求詞藻的華麗。以功能性為優(yōu)先，達(dá)到能溝通交流的目的就好。

遇到需要強(qiáng)調(diào)的地方可以適當(dāng)使用大寫(xiě)字母、粗體斜體、顏色字體等手段來(lái)提示重要的信息，但是不宜過(guò)多。

對(duì)于文字無(wú)法描述清楚的地方可以配以表格或者圖片說(shuō)明，但是要注意圖片大小，不要到時(shí)候辛辛苦苦寫(xiě)完結(jié)果郵件太大發(fā)送不了。

注意不要出現(xiàn)錯(cuò)別字或者語(yǔ)法、拼寫(xiě)錯(cuò)誤。

▼ 附件

如果在郵件里添加了附件，應(yīng)該在正文里提示收件人注意查收。有時(shí)候同事忙，是不會(huì)注意到郵件里的附件的。然后最好在正文里對(duì)附件的內(nèi)容做一下簡(jiǎn)要說(shuō)明，特別是在有多個(gè)附件的時(shí)候。

注意附件的命名，要考慮到對(duì)方下載文件后是否便于整理和儲(chǔ)存。

注意附件的大小，最好不要超過(guò) 2MB，如果過(guò)大，可以選擇壓縮。

最后，在發(fā)郵件之前一定要檢查附件是否已經(jīng)添加。

▼ 結(jié)尾祝福

阿職一般中文郵件用「祝工作愉快」，英文郵件用「Best regards」。

▼ 簽名

這個(gè)一般公司會(huì)有統(tǒng)一的簽名格式，一般包括姓名、職位、部門(mén)、公司名稱(chēng)、聯(lián)系方式。

▼ 提醒

阿職的習(xí)慣是在發(fā)郵件后再發(fā)微信或者短信，這種一般會(huì)被及時(shí)查看的信息，再提醒一下收件人。這樣能讓對(duì)方及時(shí)查收郵件，提高效率。

▼ 其他

阿職建議在打草稿的時(shí)候先不要填寫(xiě)收件人和抄送人，這樣不容易操作失誤把沒(méi)有編輯好的郵件發(fā)送出去。

最后阿職悄悄告訴你一個(gè)小訣竅：先參考一下別的同事發(fā)你的郵件，多看幾個(gè)不同人發(fā)的（一般建議參考HR或者行政發(fā)給全公司的郵件），總結(jié)一個(gè)正確的格式，照著那個(gè)格式寫(xiě)，一般不會(huì)有問(wèn)題。

阿職今天依然帥氣～！