導(dǎo)讀電子郵件是有效的溝通方式因為涉及到一個驗收報告需要一些資質(zhì)文件，乙方的客戶服務(wù)人員昨天下午在我的微信里狂甩了十幾張圖片，忽然之間對他們公司的客戶服務(wù)水準(zhǔn)產(chǎn)生....

電子郵件是有效的溝通方式

因為涉及到一個驗收報告需要一些資質(zhì)文件，乙方的客戶服務(wù)人員昨天下午在我的微信里狂甩了十幾張圖片，忽然之間對他們公司的客戶服務(wù)水準(zhǔn)產(chǎn)生了質(zhì)疑，因為一個職業(yè)的職場人是不會往別人的微信里灌入那么多大文件的。

別傻了：重要文件還是發(fā)郵件吧，往別人微信里灌大文件極其不職業(yè)

我們先說說微信或者QQ直接發(fā)文件的幾大不方便之處。

1.文件容易被誤刪除，因為手機(jī)里聊天記錄太多，很多人有“晚上清理微信”的習(xí)慣，如果沒留神隨手把聊天記錄給刪除了，要的文件就找不到了。

2.無法做文件歸納和歸類處理，讓接收和閱讀文件的人在查看文件的時候很吃力，還容易被隨時過來的微信通話和語音呼叫電話打斷。

3.無法形成有效的文件發(fā)送完成的證據(jù)鏈，如果因為文件導(dǎo)致的工作失誤或者工作責(zé)任是無法找到證明和證據(jù)的。

4.手機(jī)屏幕過小，很多文件尤其是文字比較多的文件閱讀起來很吃力，微信接受的文件再導(dǎo)入到電腦實則是給別人添麻煩。

5.微信的圖片傳輸是有壓縮的，壓縮之后可能圖片的清晰度會失真，看起來不清楚，如果總是發(fā)送原圖，會占用別人手機(jī)很大的內(nèi)存，而且很多人在發(fā)送圖片文件的時候還容易忘記點擊“原圖”按鈕。

6.影響接受文件的人將文件分享和轉(zhuǎn)發(fā)，比如我昨天就是要把這些資質(zhì)文件分享給我的上級領(lǐng)導(dǎo)，我不可能隨手轉(zhuǎn)發(fā)就給領(lǐng)導(dǎo)，我還得一張張下載到電腦上分門別類的建好文件夾然后從郵箱發(fā)送，這個過程差不多耗費(fèi)了20分鐘的時間。

7.嚴(yán)格來說微信也好QQ也罷，都屬于個人聯(lián)系方式，并不是很適合發(fā)生在職場環(huán)境中尤其是非同事關(guān)系。

8.正因為通過微信發(fā)送文件有這么多不方便和不合理的地方，所以重要文件通過這些方式傳送會被認(rèn)為是極度不專業(yè)的職場行為。

閱讀郵件的職場麗人

很遺憾的看到，很多人看到即時聊天工具的簡單易操作，已經(jīng)養(yǎng)成了這樣的習(xí)慣，或者說很多人并沒有學(xué)會如何正確的利用郵箱和電子郵件來做工作對接和溝通。接下來我和大家分享：

如何正確利用郵箱和郵件來做工作溝通

先來說個小故事也是一個真實的案例。

很多客戶投放了電梯海報廣告之后都是按照實景照片來驗收廣告是否按時按質(zhì)按量刊載，小雨就是一家廣告公司負(fù)責(zé)提供驗收文件的客戶服務(wù)人員。有一次將客戶需要的100張驗收照片打包壓縮后通過微信發(fā)送給了客戶那邊負(fù)責(zé)驗收的人員。因為工作已經(jīng)完成，在給電腦做空間清理的時候小雨刪除了這些文件，然而客戶那邊因為沒有及時下載文件導(dǎo)致文件過期不可下載。結(jié)果可想而知，因為沒有正常提交驗收文件，這次的廣告投放在付款的時候就出現(xiàn)了扯皮推諉現(xiàn)象，小雨也被扣掉了當(dāng)月的績效獎金還承擔(dān)了本次應(yīng)收賬款10%的罰款。

反過來設(shè)想一下：如果小雨是通過郵件來發(fā)送文件的，這樣的事情就完全可以避免，同時在郵箱還有文件留存，再補(bǔ)發(fā)一次是很簡單的事情。

好了回到正題，說說如何正確的撰寫和發(fā)送工作郵件。

1.主題、問候語和落款。

●郵件一定要有主題，主題是說明這封郵件的主要內(nèi)容和目的的，讓接收郵件的人清晰了解這封郵件的內(nèi)容是什么。比如“12月份電梯海報驗收照片”。

●問候語也就是郵件的開頭溝通部分。一般包括對方稱謂、本次郵件附件的文件結(jié)構(gòu)、以及希望對方做出什么樣的回應(yīng)等等。比如上文中小雨就可以這樣寫：尊敬的于總您好：（這里需要換行），我是某某公司的小雨，附件是關(guān)于這次電梯海報投放的驗收文件，包括上刊照片和下刊照片兩個壓縮文件包，如確認(rèn)收到，請給我一個回復(fù)，謝謝。

●落款也是體現(xiàn)一個公司做事情專業(yè)程度的重要細(xì)節(jié)。一般落款包括公司信息（公司名稱、聯(lián)系地址、公司網(wǎng)址）、發(fā)件人所在的部門（比如客戶服務(wù)部）、發(fā)件人的具體職位（比如客服主管）再加上聯(lián)系方式。

2.文件編輯與歸類技巧

●同一類型文件放在一個文件夾里，非同類型文件不可放在一個文件夾里。杜絕將很多文件不經(jīng)過歸納壓縮直接一股腦放在郵件附件里，一個郵件有十幾個甚至幾十個附件，這會讓閱讀郵件的人崩潰的。比如小雨就可以將100張上刊照片放在一個文件夾、100張下刊照片放在一個文件夾，方便接受郵件的人閱讀。

●準(zhǔn)確給每個文件夾命名，方便接受郵件的人直接下載下來留存在電腦或者轉(zhuǎn)發(fā)分享給其他人。比如小雨將一個文件夾命名為“上刊照片100張”，另一個文件夾命名為“下刊照片100張”，而不要出現(xiàn)什么“新建文件夾1”和“新建文件夾2”，所有的文件也請命名，表明這個文件的內(nèi)容。比如實景照片一般文件名都很長，我們可以按照“001.JPG”到“100.JPG”的方式將文件重新命名，看起來就一目了然。

●盡量避免出現(xiàn)過大的附件文件，如果實在是壓縮的文件包過大，建議將文件分拆成幾個小壓縮包，方便別人下載和留存。

3.哪怕微信發(fā)送了文件也要再通過郵件再發(fā)送一次

微信可能是解決了著急需要文件的問題，比如立刻要看到文件或者當(dāng)時不在電腦旁邊，等到回到電腦旁邊方便的時候再次將文件整理成郵件發(fā)送一份，這是對工作的重視，同樣也是體現(xiàn)工作細(xì)節(jié)的一個方式。

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職場是場修煉

其實工作中很多地方都是體現(xiàn)專業(yè)和細(xì)節(jié)的地方，避免在工作上犯一些低級錯誤，這是每個職場人都需要注意的地方，比如昨天晚上以主持為工作的主持人朱丹就出現(xiàn)了低級失誤，將古力娜扎的名字叫成迪麗熱巴，幾千人的會場，電視直播，雖然#朱丹為口誤道歉#，然而這肯定會被視為不專業(yè)的行為，是會被詬病的，甚至?xí)ズ芏啻蠛脵C(jī)會。

好了今天關(guān)于#職場干貨#的分享就到這里了，希望對你有所幫助，如果喜歡就請關(guān)注頭條號@光頭的職場大叔，歡迎互動、溝通，謝謝。