當前位置：首頁>職場>怎么用工具提高工作效率（必備思維習慣與工具）
發布時間：2024-01-24閱讀(15)
對于工作而言，效率提升永遠是揮之不去的的話題，下面分享幾點個人工作中十分受用的經驗方法和工具，希望對各位有所幫助。
1.在“偷懶”這件事上多加鉆研偷懶是第一生產力。我不是技術或工程人員，但秉持著”實用原則“和“拿來主義”，我從不因為自己不直接從事技術工作，而對各類技術和工具的學習了解抱有排斥心理，對于各類“工具”始終抱有旺盛的了解欲望。學習各類工具技術，并應用到工作中實現流程的優化和處理速度的提升，絕對是一件特別值得“投資”的事。很多優秀工具的功能能高效解決各類問題，同時，各類軟件自帶的邏輯也能有助于我們梳理工作思路，增進我們對于各類工作場景的理解。
對于碰到的各類工作，特別是相對機械重復的工作，我第一個想的就是，能否優化，是否有更快更偷懶的方法和工具可以使用？這樣的思考方式讓我儲備的“解決方案”得以迅速積累。偷懶并不是降低目標和質量，而是將關注點更多地放在對做事過程的簡單化、清晰化、流程化和自動化上。秉持這樣的觀念，形成的結果會很自然地高效優質，而節省下來的時間，也能很好地用于精力的恢復并投入到更多具有“創造性”的事務上，也就形成了一個高效且創新的良性循環。
我在文末列舉了我個人的工具軟件清單。硬件方面，我推薦兩個：
1.電腦一定要裝固態硬盤（SSD）
2.空間足夠（個人/公司預算足夠）的情況下，盡量雙屏工作，十分方便
總之，建議大家培養“解決問題就找工具選工具”的思考和搜索習慣，可以極大地提升工作的靈活度與效率。
2.適當的“侵占性”麻煩別人是件不好的事嗎？并不是。如果你只是普通員工，即使是一個老員工，在未經授權地情況下指揮他人絕對也是一件令人生惡的事。但這絕不意味著所有的事情都要自己扛下來，在分析完一件工作事務的目標和內容后，除了思考“我如何做好”這件事外，也可以在考慮過程中將公司內外的相關方視為資源，考慮他們對于“做好這件事”的作用和價值。如果覺得能有助于達成目標，就應該去嘗試申請授權（向領導匯報申請XXX一起來做這件事），或者直接溝通表明目的表示希望得到對方的協助。對方當然有拒絕的權利，但如果能夠提供一定的幫助甚至共同承擔壓力，事后也一定要表達私下或者公開的感謝，是人家的功勞，一分都不要搶。
侵占性與“不要給他人添麻煩”的傳統觀念是反向的，且特別容易出現在新入職場的人身上。這里并不是說要去壓榨他人或者占他人便宜，而是要盡早擺脫請求他人協助時的心理負擔，更多地關注與如何解決問題，記著他人的幫助并及時回報。
相應的，如果你是一個領導（無論大小），我見過的凡是高效的領導，“侵占性“絕對是必備特性，只是有人表現得很直接，顯得很強勢，有人十分客氣與貼心，但仍然占用著你的資源。
至于大老板們，不知道大家是否有發現，凡是18點后的加班會議上，他們絕對是精力最充沛，笑容最多的人：)
3.避短不如揚長我過去一直追求一種較為“完美”的工作狀態，如果覺得自己在哪方面表現不佳，就會有很多的焦慮，進而想要精進，做得更好。比如在大學期間，我并不外向，在剛入學時，在公眾面前講話也顯得十分拘謹和不自然，但我逼著自己參加辯論賽，甚至是上臺唱歌... ...(我唱歌還算一般，但我這輩子都不想再上臺唱歌了，哈哈)這些舉措確實像一劑猛藥，迅速地改變了我的怯場，在工作場合我也十分受益于此。
這種“死磕”精神固然有其積極的意義，在有時間有興趣的情況下，補短板也具有很大的價值。但是非要把自己一項低于及格線的能力，變成七八十分的水平，并不是性價比很高的行動。在可以選擇的情況下，應該優先精進專長，而非補短。一個人在職場上獲得嘉獎或者成為領導，更多地還是取決于其優勢發揮的程度。短板誰都有，只要別打腫臉充胖子，讓短板嚴重影響到當前的事務，就沒有太大的問題。做不來就直說，或者請求他人的協助。所以“避短”強調的是隱藏短板，降低其風險發生的概率，而并不一定要強行發展和改善它。
所以任正非先生對于短板長板的理解對于企業管理是高效成功的： “我的短板，去的你，我不管了。我只把我這塊板做長，再去拼別人的長板，拼起來不就是一個高桶了嗎？為什么要把自己變成一個完美的人呢？” 在他的各種講話中，對于個人，他強調每個人拿出自己的“長板”，收起短板，共同拼出華為這個“大桶”；對于企業，他強調華為只做通信行業的管道，做好自己的專長，與其他行業的企業共同創造更大的價值。
4.搜索能力雖然很多人都知道“多百度，多谷歌”的道理，但是真正碰到問題的時候，卻往往沒有這個意識，且很難搜到想要的解決方案。我總結起來的原因有兩點：
1.對于問題描述的詞匯量不夠，這個需要在平常多記錄多積累。
2.缺乏明確的搜索目標和搜索途徑。很多時候只從百度搜索是不夠的，還需要從一些特定的網站和搜索引擎入手。（但知道有特殊搜索引擎和優質主題導航網站的人并不多。這個大家在知乎上搜索一下也是一大把。）
總得來說，我們需要明確自己獲取信息的目的，知道上哪找，并且善于做減法，不斷地精簡關注方向，避免信息過載。
以下是我個人的信息獲取源，僅供參考供參考
這個界面是谷歌插件infinity
Inoreader上的RSS訂閱源
工作會自動地膨脹占滿所有可用的時間。——帕金森定律
面對需要講究效率的工作事項，一定要為待辦事項設定一個完成時間，而不是給自己規劃很寬松的時間，過多的時間只會讓人放慢節奏以便用掉所有分配的時間。
同時，這句話也可以這樣去理解。我們一切提升效率的有效措施，其實都會讓我們的時間變得富余。這個時候領導或許會給我們派更多的活，我們就需要進入到下一輪的效率改進過程，所以很多人在發現自己的效率提升后反而更忙了。這在一定的范圍下是可行的，能者“多”勞嘛，也能充分體現自己的價值。但是不斷地做加法也容易讓人疲憊，從長遠來看，是不可持續的，一段時間用力過猛的后果，是可能在后續產生“報復性”懈怠的心理。
一旦熟練了就馬上攬新活干，這很積極，但并不一定是好的做法。我在剛入職場時經常這樣，但當超過自己的承壓負荷時，就會出現“失衡”，進而感覺無論生活還是工作都很匆忙，效率顯著降低，自己也容易在諸多事項的逼迫下陷入情緒的低潮。主要的原因，在于我們在攬新活的時候，對很多可能發生的”突發“狀況難以預測，你現在有兩個小時的時間，你就去攬2個小時的活，但也許這項事務會衍生出新的事務，或者生活上的某個突發狀況（比如生病、男女朋友關系問題、堵車等）就可以輕易地擾亂節奏。
所以我的做法是適當地轉變觀念，用效率換空間：
1.把通過效率提升贏得的時間視作對自己的獎勵，適當地休息放緩當前的工作節奏。
2.利用贏得的時間，多做總結和分析，做一些自己喜歡做或者想做的工作。
我在這里并不是鼓動采取“老油條”的工作策略，而是提醒大家適當地為自己的工作留有空間（緩沖帶），這樣可以讓我們的高效變得持久。在更好地激勵自己的同時，贏得的更多緩沖空間以及應對風險的能力。
這里并不是鼓動采取“老油條”的工作策略，而是提醒大家適當地為自己的工作留有空間（緩沖帶），這樣可以讓我們的高效變得持久。在更好地激勵自己的同時，贏得的更多緩沖空間以及應對風險的能力。
6.避免多線程工作多線程看起來很厲害，像個大忙人一樣的日理萬機，但其實十分地消耗精力和效率，并影響工作的最終質量。人的大腦并不適用于同時去處理多件事務。這就需要我們建立好自己的待辦事項清單（IOS軟件推薦Things或者Microsoft To Do，小巧美觀精致），一件件去執行。知道這件事并不能從根本上解決可能出現的多線程工作場景，但能夠幫助你提前拒絕或者推遲一些可能要做的事，進而減少多線程的可能性和程度。
附個人工具清單（僅供參考），這些工具極大地提升了我在各類工作場景中的效率，也希望能對你的工作有幫助。
常規工作軟件
數據提取、清洗與分析
文件管理、搜索及工作流管理
時間管理&任務管理
桌面分區及系統視覺效果優化
文件處理、預覽與標簽卡插件
解壓縮
截圖，取色，貼圖，文字識別
云文件管理
剪切板管理
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筆記
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