數據庫系統中，最小的存取單位是記錄。數據是數據庫中存儲的基本對象。描述事物的符號記錄成為數據，因此記錄是存儲的最小單位。數據項是數據結構中討論的最小單位，是數據記錄中最基本的、不可分的有名數據單位。數據項可以是字母、數字或兩者的組合。通過數據類型（邏輯的、數值的、字符的等）及數據長度來描述。數據項用來描述實體的某種屬性。在地理信息系統中，數據項描述對象是地理實體各要素及其屬性，分為幾何屬性（地理位置和形狀）和非幾何屬性，包括標量屬性（各種量測值）和名稱屬性（地名及地物名）等。數據元素是數據的基本單位，數據元素可以是數據項的集合。數據庫系統中，最小的存取單位是記錄。