導讀記錄和管理團隊工作計劃，有一款好工具太重要了！作為團隊部門經理、組長等角色的我們，能高效分配工作任務，制定工作計劃，明確任務的目標、輕重緩急、負責人、時間節....

記錄和管理團隊工作計劃，有一款好工具太重要了！作為團隊部門經理、組長等角色的我們，能高效分配工作任務，制定工作計劃，明確任務的目標、輕重緩急、負責人、時間節點，同時對任務的進展狀態、信息協同、匯報、復盤等都能做到全流程管理，不僅是自身工作管理水平的體現，更是提升團隊協作效率，打造高效團隊的的關鍵所在。那么有沒有什么工具軟件，能幫我們做好團隊工作計劃，實現事半功倍的效果呢？有，SeaTable 這款新型的協同表格和信息管理工具，就很好地幫助到了我。

下面是我用 SeaTable 表格創建的「部門工作計劃管理表」，用它就可以把部門的工作任務都記錄到一個表格里，實現可視化和全流程管理，并且從數據記錄、可視化，到協作、自動化等方面都提供了非常好用的功能。為便于演示，表格僅展示部分數據作為參考。大家可靈活設計表格和使用其功能。表格如下：

「部門工作計劃管理表」

結合工作表，本文主要分享以下內容：

• 用豐富的列類型把工作任務記錄到表格
• 關聯「總任務」和「子任務進展」表，自動跨表計算
• 靈活管控「部門工作計劃管理表」協作權限
• 自動整理工作任務并以不同形態、視角可視化
• 自動化執行工作流，提高團隊辦公和管理效率

分別來看。

用豐富的列類型把工作任務記錄到表格

SeaTable 表格不像傳統表格那樣一般只局限于記錄數字、文本、日期等枯燥的數據，它還支持文件、圖片、長文本、創建者、協作人、按鈕、公式、鏈接其他記錄、鏈接公式等豐富的列類型。不僅能幫我把很多類型的數據都記錄到表格里，而且還規范了它們的數據格式。當我創建表格后，在表里增加列時，就能為列選擇一個想用的列類型。比如「總任務」子表中的列：

• 工作任務：用來記錄簡短的任務名稱。用了“文本”列類型。
• 類型、程度、狀態：用了“單選”，可創建單選標簽并選擇標簽顏色。雙擊單元格就可以選擇一個。
• 詳情：用來記錄詳細的任務描述。用了“長文本”，可在單元格內記錄大段的文字，也能添加圖片、表格、鏈接等。
• 資料：用來記錄任務的相關文件。可上傳圖片、PPT、PDF、視頻等文件。方便文件的共享、查看、下載。
• 負責人：用來記錄每個任務的負責人。用了“協作人”，雙擊單元格就可以選擇一個或多個共享用戶作為該行任務的負責人。并且還可以設置是否在添加時通知他們。
• 創建時間：每當增加行時，它就會自動記錄當前時間。“最后修改”、“最后修改時間”列，也是自動記錄。方便追溯管理。

其他一些列用了公式、鏈接公式等類型，能幫我自動計算一些信息。可以說，依靠這個表格豐富的列類型，讓我把工作任務的多類型信息，都組織到了一個表格里，非常便捷省事兒。演示如下：

列類型

關聯「總任務」和「子任務進展」，自動跨表計算

「總任務」表用于部門經理分配任務，每項任務都有明確的目標、優先級、負責人、狀態、開始與預計完成時間等關鍵信息，經理能總覽工作任務，團隊成員也能一目了然地清楚彼此的任務；「子任務進展」表用于每項總任務的負責人，細化工作事項、流程節點，這樣既能順利推進工作開展，又能形成任務進展匯報，使得上級能及時了解工作進度，也能幫助提早協調資源。

兩個子表中的總任務、子任務是有對應關系的。為了能在「子任務進展」表中為每個子任務選擇上屬于哪個總任務，同時也能在「總任務」表中查看每個總任務的子任務記錄、子任務數等，就需要把兩個子表關聯起來。

我用列類型里的“鏈接其他記錄”就可以把子表數據關聯起來，也就是在「子任務進展」表增加鏈接列并選擇關聯數據后，「總任務」表就會同步自動增加鏈接列和關聯記錄；關聯子表數據后，再用“鏈接公式”，通過點選，就可以快速實現自動跨表計算，讓我的表格管理表變得更加輕松，比如自動計算的子任務數、耗時數。演示如下：

關聯子表數據，實現自動跨表計算

靈活管控「部門工作計劃管理表」協作權限

我們用的是 SeaTable 表格的團隊版，它在協作權限管控方面，提供了細致又靈活的功能，能滿足我們團隊的很多協作場景。比如：

1.靈活共享給部門成員：

我在“我的表格”里創建工作表后，可以直接共享給團隊賬號里的用戶、部門/跨部門、群組，也可以通過邀請鏈接邀請團隊內外的其他人進入表格協作；或者在部門群組里創建表格后，群組里的成員可以直接進行協作；甚至在共享時，還可以選擇自己設置的自定義共享權限（可勾選要共享哪些子表、視圖）。共享可讀寫權限后，他們就可以進入表格協作了。演示如下：

靈活共享工作表

2.顆粒度更細的協作管控

• 設置子表權限：根據需要，我可以對子表設置誰可以查看行、添加行、刪除行、編輯行，比如我對「總任務」表設置了只有管理員，也就是我才能刪除行。
• 鎖定行：比如在「總任務」表中，我可以對任務狀態是已完成的任務的所在行，進行鎖定。這樣團隊其他成員依然可以查看該行內容，但無法進行編輯和修改了。
• 設置列編輯權限：比如在「總任務」表中的“評分”列，我設置只有管理員也就是我本人才能編輯。

靈活的協作管控

3.共享單個視圖，應用于多協作場景

通過“共享視圖”，我可以把篩選出的數據視圖（比如隱藏某些列），作為工作匯報，共享給我的上級；分享給其他部門或人員；還可以用它的“外部鏈接”以只讀模式將視圖共享給匿名用戶，他們不需要登錄就可以打開查看。

甚至平時還可以用于收集 自動匯總數據，比如為視圖增加過濾條件（創建者包括當前用戶）后，就能實現：每個人只能查看、填寫和修改自己的數據，有效保護隱私。所有人填寫的數據會實時自動匯總到表格的默認視圖里，管理員能看到所有匯總數據。總之，它讓我的表格協作更具靈活性。

共享單個視圖

自動整理工作任務并以不同視角形態可視化

當工作表里的數據越來越多，整理和查看起來就會很麻煩和單調，而且也存在著根據數據特征、個人偏好等，用不同形式、視角來展示工作任務的需求。而我用 SeaTable 表格就一點也不擔心。這里就分享幾個我平時常用的功能吧：

用“表格視圖”自動整理和快速切換查看不同角度的工作任務

從前面的介紹中可以看到，子表上的“默認視圖”是子表的全部數據，我們可以根據需要增加其他視圖，并為視圖設置想用的過濾、分組等條件，然后子表里已有和新增的數據就會按視圖條件自動進入到相應視圖里，幫我們實時自動整理工作表。我們就可以快速切換查看不同角度的數據了。比如在「總任務」表中有“按負責人 按周分組”、“本周任務”、“本月任務”等視圖。演示如下：

表格視圖

在時間線上展現工作任務

從表格的“插件”里添加“時間線”后，僅需簡單設置，就可以把工作任務展現到時間線條上，點擊能進入詳情。可添加多個時間線視圖，可下載。能以年、月、天來展示和查看。演示如下：

時間線

在日歷上查看工作任務

日歷插件的設置同樣很簡單，也可以增加多個日歷視圖，并且支持以不同形式來展示工作任務。還能打印。演示如下：

日歷

用看板展示工作任務關鍵信息

它能以“單選”等類型列作為分組依據，來展示工作表里的信息，比如我用“狀態”列作為分組，并選擇展示出一些關鍵字段，讓團隊成員一目了然地查看各個任務狀態下的工作任務。演示如下：

看板

用統計圖表快速分析工作任務

隨著工作表的數據增多，當我需要整理歸納，比如對不同分組的數據進行對比、從不同分組中統計數據時，就可以用“統計”，它同樣可以在不同視圖上進行統計。不僅設置簡單，還支持導出。可以快速地幫我分析和復盤工作任務。演示如下：

統計圖表

自動化執行工作流，提高團隊辦公和管理效率

這個表格提供了很方便的自動化功能，比如一鍵發送表格中的工作信息到企業微信群/郵箱、任務接近截止時間時提前自動通知負責人、記錄被修改后滿足特定條件則自動通知、記錄被修改后滿足特定條件則自動執行某些操作、定期自動則增加行并填充設定的列值等，這些功能可以幫我輕松搞定那些耗費時間、重復性的操作，也能讓工作流程變得更智能和高效，大大提高了辦公效率和管理水平。比如：

一鍵發送表中工作信息到企業微信群

它是用“按鈕”列來實現的，僅需在企業微信群中添加一個機器人，再到按鈕里配置好相關信息，就可以點擊單元格中的按鈕來自動發送設定好的信息了。演示如下：

自動發送企業微信群

工作任務接近截止時間提前自動通知負責人

任務狀態被修改為“已完成”或“延期完成”，自動通知部門經理

提醒通知

工作表每周一自動添加早會任務

任務延期則自動通知經理 自動修改狀態為：延期完成

自動化

另外，如果有擴展應用的需求，這個表格還支持運行腳本、接入 API 等功能，可以實現更高級的數據處理和業務流程的自動化。

總結

以上是我用 SeaTable 來管理部門工作計劃的一些分享，僅供大家參考。這個表格的好處之一就是，在使用上不局限于某一行業或某一場景，我們可以靈活用它來搭建我們的業務應用，比如我還用它做了協同招聘管理、合同臺賬、項目跟進管理等等。這讓我們公司不用部署多種專門的軟件系統就可以搞定這些需求了。作為新型的協同表格和信息管理工具，它豐富的功能，以及靈活易用的特性對我們這種中小團隊來說，十分友好。

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