導讀本文作者：小鄭杰西卡話說，今天這篇厲害了，是我花了15年才寫成的！如下干貨內容太多，煩請大家泡杯茶或咖啡，坐定下來仔細看、好好做筆記、收藏下來經常復習哦~什....

本文作者：小鄭杰西卡

話說，今天這篇厲害了，是我花了15年才寫成的！

如下干貨內容太多，煩請大家泡杯茶或咖啡，坐定下來仔細看、好好做筆記、收藏下來經常復習哦~

• 什么是Plain English；
• 「Please do this.」寫得對不對？
• 5大基本原則和常見錯誤。

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簡明英語

之前說過，我的職業生涯從一家著名的法國公司開始，一切都是Free Style、包括寫英語郵件。

因為怕人嘲笑我英語不夠好，每次我都挖空心思、竭盡所能尋找花哨的單詞和詞組。所以，我的郵件都是下面 這樣類型的：

• Please be advised…
• I should be grateful if…
• I will utilize…
• Prior to…

還得意得不的了！

直到去年年底，我在Edx自學「如何有效溝通」的時候，看到來自「哈佛商業評論 」的表 ，頓時顛覆三觀！

又臭又長的都是錯的； 短小精悍的日常英語才是對的！ 原來我寫了15年英語郵件，卻突然發現自己統統寫錯了?。。。。?/p>

因為，寫郵件的目的是為了有效溝通，清晰、傳達有效信息給收件人并給出指令，無論中文郵件、英文郵件還是火星文郵件，都一樣。

所以，我們應該使用簡明英語（Plain English），強調簡潔、清楚、避免使用過于復雜的詞匯，讓人看了就秒懂。這樣寫起來快、讀起來快、理解起來更快！

也就是說，英語郵件寫得好不好，和英語是不是你母語、你的英語能力如何完全沒！關！系！

顛覆三觀了有沒有？

接下來，請看五大常見錯誤和實操指南。大家有則改之，無則加勉，共同進步哈！

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5大錯誤

1) 用詞花哨

告訴我，你是不是和我一樣，為了顯示自己的英語能力，每次寫郵件都盡量挑花里胡哨的詞，顯得自己很懂的樣子？比如：

• 用utilize，不用use；
• 用terminate，不用stop；
• 用attempt，不用try。

畢竟，我也是過了英語6級的人呢，這種「use」、「stop」和「try」太簡陋！

哎，大錯特錯了15年！

英語郵件第一原則：用日常詞匯。

正如Plain English堅定的倡導者巴菲特所說：

• 「Write to inform not to impress.」

也就是說，我們寫作的目的是為了告知（Inform），而不是為了炫耀自己英文多厲害！

使用那些華麗的詞匯不僅很難看懂（要查字典才行?。易屇愕泥]件顯得很做作，反而增加了溝通成本。

所以，英語幾級沒關系，英語詞匯量不夠也沒關系，在商業世界里，普通的Everyday English足夠用了。請看下面更多例子，右邊的日常詞匯才是正確的打開方式。 concerning→ about consequently→ so alternatively→ or attempt→ try

總結：

寫郵件是為了溝通，不是為了炫技。

Do: 使用簡單通俗的Everyday詞匯；

Don’t: 不要用復雜、華麗的詞。

2) 句子很長

告訴我，你是不是和我一樣，喜歡在郵件里用長詞組，顯得句子很豐富的樣子？比如：

• 用on daily basis，不用daily；
• 用at the present time，不用now；
• 用on behalf of，不用for.

你是不是還喜歡用復雜的長句，顯得自己邏輯很厲害的樣子？比如：

• for xxx , for example…, which… and … therefore… when…

畢竟我們考英語時閱讀分析是重中之重！

哎，大錯特錯了15年！

英語郵件第二原則：能短則短

因為長句子、長詞組很啰嗦，而且沒必要的冗長讓人讀起來很累。舉幾個例子，才是正確的打開方式：

in conjunction with

with

despite the fact that

although

Thank you for your courtesy and cooperation

Thank you

同樣，每一句話也不能太長，控制在15-20個單詞，只有1-2個主要想法就可以斷句了。千萬不要一句話里說很多前因后果、前世今生、左右舉例，這樣你寫得很累，讀的人更累！

總結：

短小精悍才是王道！

Do: 使用簡單的單詞和句子；

Don’t: 少用不必要的長詞組，少用結構復雜的長句子。

3）缺少有力的動詞

告訴我，你是不是和我一樣，喜歡在郵件里用各種被動時態，以及「to have」 「to be」這種有的沒的的動詞？

哎，大錯特錯了15年！

英語郵件第三原則：用有力的動詞，多用主動語態。

和中文一樣，在英語里，動詞是整句的靈魂！所以，在商業世界中，用清晰、有力的動詞，會讓整句話立刻生動起來，有一種躍然紙上的感覺。比如： I will have a discussion with you. I will discuss with you.

明顯后者更有力量，有一種馬上就要行動起來的迫切感。

同樣道理，我們也應該多用主動語態，讓整句話更生動。比如： It will be done. We will do it.

不僅如此，用被動語態更啰嗦冗長，而且容易造成歧義：到底誰來做這件事，你，我，他，還是我們？

舉幾個例子，舉幾個例子，才是正確的打開方式：

We made an application…

We applied…

We will provide appropriate information to XXX

We will inform XXX

The implementation of the method has been done by a team.

A team has implemented the method.

當然，有些情況下確實需要用被動式，那就特別情況特別處理，一般情況下，超過9成的句子都應該用主動式。

總結：

動詞是一句話的靈魂。動詞用得好，郵件一定差不了！

Do: 使用簡潔有力的動詞和主動語態

Don’t: 少用被動語態，不用Weak的動詞

4）看不懂的行業術語

告訴我，你是不是和我一樣，在郵件里充滿了術語和縮寫，顯得自己很Insider的樣子！比如：

• Let’s touch base tomorrow；
• Drill down XXX；
• Does it move the needle?

哎，大錯特錯了15年！

英語郵件第四原則：不用Jargon

Jargon，指在特定人群中才能懂的行話。比如財務領域有專門的Jargon，Marketing也有專門的Jargon，有很多大公司更有不成文的Jargon字典（比如著名P打頭的日化巨頭）。

還有一些Jargon來自體育項目，被很多男性高層Pick，就逐漸流行開來，比如Touch base，就是由棒球術語而來。

這種行話在跨部門溝通或者寫給外部供應商或者客戶時，對方根本Get不到。所以，除非你120%確定收件人能懂你的行話，否則盡量不要用。

總結：

不要用行話！

Do: 使用正常的英語；

Don’t: 少用小范圍特定人群才懂的行業術語。

5）虛頭巴腦假正經

告訴我，你是不是和我一樣，喜歡在文章結尾寫一大串，顯得自己很有禮貌的樣子！比如：

• I should be grateful if…；
• Your response is highly appreciated；
• at your earliest convenience.

哎，大錯特錯了15年！

英語郵件第五原則：該明確指示就明確指示

工作不是談情說愛，不是請客吃飯，更不是和人討價還價，也不是等人convenient了再回，而應該直接下指令說：

Please send it to me;

as soon as possible.

如果你明確需要對方行動，可以連「Please」都省去。因為你加了「Please」，其實是留了余地給對方可以不Action的。

當然，每個公司風格不同，有的公司更禮貌保守（比如我司），大家還是要根據公司的風格來自行調整。

總結：

寫郵件不是請客吃飯！

Do: 明確發出指示；

Don’t: 虛頭巴腦不必要的客氣。

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總結：

最后，我用巴菲特的一句話做總結：

「To succeed, I don’t need to be Shakespeare; I must, though, have a sincere desire to inform. 」

意思就是莎士比亞這樣的文采沒有毛用，我需要的是真誠地告知信息。

其實，不光寫郵件，開會、培訓等也是一個道理，要用清晰、直白、簡潔的語言把事情說清楚，永遠要想的是：我怎么才能更有效的Inform我的觀眾？這大概也就是為什么我的澳洲同事表揚我的原因。

總結如下，小鄭做了個知識卡片方便大家存儲下來。我也附上了上一篇如何寫Email的知識卡片，兩個對照起來一起用，保證你寫郵件能力大增，到時升職加薪記得給小鄭留言哦。也記得分享給你身邊需要的小伙伴們哦～

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小鄭的話：

我們學英語時，經過四、六級甚至托福、GRE和GMAT的洗禮，就喜歡用復雜、生僻的詞匯炫耀自己，卻從來沒有人教過我們：在商業世界里，簡單就是王道！

但是，I don’t know what I don’t know，導致了我生生寫錯15年的英語郵件。我常常在想，如果剛上班時有人能教我這些，我將會少走多少彎路啊。所以，嘔心瀝血寫了這篇分享給大家。

其實，你會發現很多歪果同事寫的郵件也很不堪，我們千萬不要為了迎合Ta們而拉低自己的標準。每天進步一點，才是正確的工作方式。我在文末附上一些有用的鏈接給大家，有興趣的可以繼續研究。

以上是我個人的一些總結，我也在每天學習進步ing。加上文章篇幅有限，我只能先寫那么多，歡迎大家留言補充。

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以上圖片來自網絡，侵刪

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【關于小鄭】

我是愛折騰的小鄭，復旦畢業，在歐萊雅、Dior、嬌韻詩等跨國公司工作15年 ，先后在中國、美國和澳洲工作；上過雜志封面，做過 DJ，辭職開過舞蹈學校，是一枚無婚無娃無房的斜杠中年。

我沒有團隊，白天上班，晚上碼字；愛寫買買買、職場打怪獸秘笈和東西文化差異，半個人已經堅持了一年多啦。我沒啥優點，就是有點努力