導讀身處在一個要求數據與資料的職場，書寫出一份正確的會議紀錄不僅是必備的工作技能。大家還可能借由你所寫的會議記錄，找到節省成本或是新的公司未來發展方向。竟然如此....

身處在一個要求數據與資料的職場，書寫出一份正確的會議紀錄不僅是必備的工作技能。 大家還可能借由你所寫的會議記錄，找到節省成本或是新的公司未來發展方向。 竟然如此重要，不妨花幾分鐘的時間來學習如何做好會議記錄。

先來理解會議記錄的作用是什么?會議記錄是永久保存的文件。

因為在這個紀錄理會顯示以下幾個重點

會議當時做了什么決定?

決定了要做哪些行動支持這個決定?

誰負責行動?

以及什么時間行動?

寫一份好的會議紀錄一共有三個階段與八個步驟:

會前階段:會前的準備

會議中階段:會議中的紀錄秘訣

紀錄中產生疑惑時該怎么辦?

會議中有人離題發言時該怎么辦?

使用會議記錄模板節省時間

將會議記錄轉成行動計畫

會后階段: 將會議紀錄完成與歸檔

會前階段:會前的準備

無論你是否是會議紀錄的菜鳥或是老司機，都應該把這句話貼在你的辦公桌前:

"成功的會議來自完善的會前準備。"

只要依照以下的會前準備八步驟。 你將可以期待有個完美的會議紀錄呈現出來。

1.決定會議記錄工具

你要用何種工具捕捉會議的重點呢?

紙筆?電腦?或是再加上錄音機或錄影機?如果你想用錄影音的設備，切記要取得使用的許可。 并且要搜了解會議場所的相關使用相關規則。

2.閱讀以前的會議紀錄

在會前準備階段你應該閱讀以前的會議紀錄。 在里面找出會議所紀錄的出席單位，每次討論的資訊量，用語和其他特點。

3.取得會議流程和其他相關資料

非正式的會議流程大多會列出出席人員與討論事項。 正式的會議(如股東會等等)則會詳列會議時間，討論事項，主講人，會議室和活動。 所以一定要事先就拿到會議流程通知，這樣才可以作事前準備。

除了會議流程通知之外，你可能還需要前次的會議紀錄，會議中派發的文件與其他相關的物品。 這些都可以從會議主席或會議籌辦人那里是先拿到。

4.早一點到達會場確認設備和材料。

首先要檢查你的錄音錄影設備，而且要確認你有足夠的電池和延長線，另外如果你使用筆記電腦要確定所有的配件都要帶著。

然后還要確認你的錄音設備。 檢查會場中麥克風的音量以便確定你能夠錄音清楚或是必須提高麥克風音量。

最好還會帶一些臨時的辦公用品，例如說隨意貼，熒光筆，紅筆，記事本，多余的筆，還要準備專門給訪客用的記事本和會場中的文件。

最重要的你還要確定你有多余的會議流程表。 以免在會議時有人忘了帶。

6.制作座位表

如果你并不熟悉與會人員或是與會人員多達8~10個，那么在參與會議的人入席之前最好做一個圖表在你的記事本上。 這樣任何人的發言，你才能夠確定誰在發言。

7.決定你自己的座位。

最理想的狀況是你的座位安排在會議主席的旁邊，這樣的話你可以比較容易的和會議主席溝通，尤其是在有些發言你并不確定內容時，可以做個手勢或是暫停會議，請求主席席予以協助。 另外主席也比較方便給你指示，比如說記錄員：這個你有記下來嗎？

8.要記得介紹你自己

尤其是在你并不認識與會人員的時候，這個時候的確有必要介紹自己，以便在會議當中你方便詢問問題或是做增加的記錄。

會議中階段:會議中的紀錄秘訣

1.用總結的方式做記錄而不是要零散的記錄對話內容。

2.動議要逐字地記錄。

3.記錄的時候先用關鍵字來取代冗長的句子。

4.不要記錄發言人的情緒而是要記錄發言的內容。

5.要做一個主動的聆聽者；在會議中有人提出的動議，如果你并不是聽得很清楚，這個時候就不要介意的打斷會議的流程，直接去問。 例如:請問一下這個會議的動議指的是什么？ 如果說會議流程中沒有辦法打斷，這個時候在會議記錄上做出特別的記號，會后直接詢問主席。

6.精確的反映討論的順序。

因為這是一個長久保存的記錄文件，所以你要記得所有發言的流程的順序。 這樣將來從會議記錄當中才能夠表現除討論的過程。

7.當在做記錄的時候，可以使用子彈圖形來區分上下之間的關聯。

紀錄中產生疑惑時該怎么辦?

記錄當中產生疑惑是正常不過的事情。 應變的方法就是準備一些。 有禮貌的反問句，在會議中直接詢問。

比如說不好意思，我不是很能了解林總監您剛才說的這個詞代表什么意義？ 是否能請您再說一遍。

另外是在會議當中不方便打攪時打斷時，你可以先把句子或詞寫下來做注記，等會后再問這個問題的發言人。

會議中有人離題發言時該怎么辦?

會議中的離題發言可以分成幾個狀況

一個是聊天：

那么如何在聊天中做會議記錄呢？ 請先記住一些有關于行動和觀點的關鍵字，再繼續聆聽決定是否后續有更多的資訊出現。

另一個離題發言是開始吵架：

作為記錄員，你應該如何記錄吵架呢？ 首先不要記錄下來為什么某個人在生氣？ 而是要記錄下來生氣的人對某個事件所發表的評論。

第3個是有幾個人在旁邊竊竊私語：

遇到這個狀況時，不妨直接詢問那幾個人是不是有什么重要的資訊，可以讓你記錄補充。

使用會議記錄模板節省時間

現在許多電腦的文書軟體都有會議記錄的模板，所以不妨使用這些模板，以節省記錄和歸檔的時間。

將會議記錄轉成行動計畫

這個將是一個你工作機能最關鍵的一步。 會議一開完，大部分的人都回到辦公桌繼續自己的工作，所以往往會忘了剛才會議的決議事項。 所以在這個階段，你應該盡快的把會議記錄濃縮成行動計畫。 后發送給會議的人員。

的行動計畫并不一定要很正式P，但是要包含了會議記錄中的結論事項和什么時候開始做，以及由誰來做這些結論事項所交辦的事情。

除此以外行動計畫中還要做一個每個會議流程的小結。 這樣讓收到行動計畫的人知道每一個流程都有討論的結論。

會后階段: 將會議紀錄完成與歸檔

會議記錄完成的階段，如果能夠遵循以下的步驟，那會讓你覺得更輕松。

1.收集所有的資料。 包含了會議流程，你的筆記會議中所提出的報告或是文件。 動議的逐字稿和解決方案。

2.在24小時內將會議記錄的草稿打出來。

3.會議記錄草稿中的每行文字間隔應該要加寬成為兩倍，以方便做補充。

4.將你的草稿送給議會主席讓他可以做增補刪減和確認。

5.要空出時間來做修正。

用紅線標出修改的文字。

6.依照會議的時間歸檔。

7.建立索引方便未來尋找。

以上就是如何做好會議記錄的技巧。 再次的提醒會議記錄是企業非常重要的智慧財產，未來的數10年都可能會翻閱你所做的會議記錄。 所以在稍感壓力之下，請運用上面所教導的技巧做好一份會議記錄，這樣不僅能讓你在職場加分，而且你還可以在會議當中學習到更多的專業知識。