序號

工作類型

工作內(nèi)容

具體工作

時間安排

負(fù)責(zé)人

1

會前準(zhǔn)備

會議通知

1、內(nèi)容格式參照常規(guī)，并注意本次有無特殊情況，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核通過后，發(fā)布。2、在相關(guān)群里發(fā)布，根據(jù)未反饋情況，電話通知。3、做好參會人員及其綜合部負(fù)責(zé)人通訊錄，備用。4、如需分行視頻，請分行確定連接終端，至少提前一天發(fā)辦公室。5、分行如有住宿、用餐需求的，與辦公室、行政事務(wù)部溝通。

前一周或十天

——

2

會場預(yù)定

1、根據(jù)參會人數(shù)、會議性質(zhì)、是否需要討論、分行及投資機(jī)構(gòu)是否參加等，提前預(yù)定會場，提出桌椅、茶水、視頻等需求。2、如在總行召開，與會議通知同時確定。

前一周或十天

——

3

短信通知

通過短信平臺通知所有參會人員。注意參會人員及聯(lián)系方式更新。

會議通知發(fā)出時；前一日

——

4

席卡制作

按參會人員單位名單，到辦公室領(lǐng)取或重新制作席卡，注意不能遺漏。

前一日

——

5

會議材料

盡快將會議材料（會議議程、主報告、領(lǐng)導(dǎo)講話）定稿，并根據(jù)要求印刷裝袋（注意區(qū)分不同領(lǐng)導(dǎo)、參會人員），行領(lǐng)導(dǎo)材料袋中需備好簽字筆，同時認(rèn)真審核材料是否完整，有無錯別字等。

前一日

——

6

會場布置

與領(lǐng)導(dǎo)確定會場形式，通知會議中心。

前一日上午

——

聯(lián)系會議中心，配合布置會場，如有需要請辦公室配合。

前一日下午

——

1、布置擺放座位、擺放席卡、水、會議材料、煙灰缸（水：一般第一排放瓷杯，后排放礦泉水，行領(lǐng)導(dǎo)自備水杯，注意提示或幫助拿水杯）。2、調(diào)試音響、視頻等會議設(shè)備。3、如有投影，調(diào)試筆記本（PPT：用定稿PPT試放，多備一臺。如在外開會，最好嵌入式，防止變形。在大會議室，一般用中間屏幕播放，兩邊電視房分行視頻）。

前一日下午

——

如需簽到。會場外，備好一張桌子，兩張椅子，以備簽到使用，同時備好一盒簽字筆備用。

前一日下午

——

7

會場提示（如有需要）

聯(lián)系總行辦公室，提前安排好電子屏設(shè)置。

前一日下午

——

開會期間保持負(fù)一樓、一樓和四樓設(shè)置電子屏通知

前一日下午

——

8

會議宣傳

1、事先擬定好新聞通訊稿件、會議紀(jì)要。2、提前備好錄音筆，注意電量。

前一日下午

——

9

會議召開

會前引導(dǎo)（如有需要）

聯(lián)系大樓物業(yè)，要求物業(yè)安排專人在一樓入口處刷卡、電梯刷卡

會前一小時

——

人員接送（如有需要）

1、提前聯(lián)系參會人員迎接地點(diǎn)。2、提前確定用車人數(shù)，與行政部溝通。3、如需住宿，提前確定酒店，引導(dǎo)入住。3、會后，注意送回。

會前一小時

設(shè)備調(diào)試

進(jìn)行會議視頻、話筒等設(shè)備的調(diào)試，同時要求會議中心錄音錄像。

會前半小時

——

行領(lǐng)導(dǎo)的邀請

在行領(lǐng)導(dǎo)所在樓層等候領(lǐng)導(dǎo)，并陪同領(lǐng)導(dǎo)前往會場。

會前10分鐘

——

會議簽到

提前半個小時到達(dá)會場入口處，組織簽到，并于會前5分鐘電話通知尚未簽到人員。

會前5分鐘

——

安排入座

積極引導(dǎo)現(xiàn)場簽到人員的落座。

會前5分鐘

——

會議錄音及記錄

1、提前10分鐘將錄音筆放置行講話人席卡內(nèi)部并現(xiàn)場錄音。2、紙質(zhì)記錄會議時間、與會人員、召開情況等。

會中

——

會議照相

1、請辦公室協(xié)助開會期間的拍照。2、注意領(lǐng)導(dǎo)特寫、主席臺、會議全景（三者缺一不可），要連拍。如有特殊情形，如發(fā)言人等，也要拍。3、注意拍攝時點(diǎn)，一般是領(lǐng)導(dǎo)坐定后以及講話時拍（吸煙時不能拍）。

會中

——

會場應(yīng)急

會議設(shè)備完好應(yīng)急，如話筒、視頻等；領(lǐng)導(dǎo)事務(wù)應(yīng)急等。

會中

——

會場清理

會議結(jié)束后，整理器材物品及遺忘文件。

會后

——

10

會后工作

會議宣傳

1、將事先擬定好的新聞稿件，配上照片，審核后發(fā)布。2、會議紀(jì)要，經(jīng)審核，發(fā)布。

會后

——

11

會議印發(fā)（如有需要）

會后將會議材料進(jìn)行印發(fā)執(zhí)行

會后

——

12

材料整理

會議文件的歸檔整理，會議分組討論整理，各機(jī)構(gòu)建議整理等

會后

——

13

會議費(fèi)用

履行程序，辦理報銷。

會后

——

14

跟蹤要求

對會議決議、領(lǐng)導(dǎo)提出的要求與措施，進(jìn)行分解下發(fā)并跟蹤落實情況

會后

——

會務(wù)名稱：會務(wù)時間：總統(tǒng)籌人：XXX手機(jī)號XXX

序號

小組名稱

工作任務(wù)

小組組長

小組成員

備注

1

綜合協(xié)調(diào)組

1.負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)參會活動的組織安排和講話材料的編寫工作；2.負(fù)責(zé)整體策劃、綜合協(xié)調(diào)及重大活動的聯(lián)絡(luò)工作；3.負(fù)責(zé)各參會部門的綜合協(xié)調(diào)、任務(wù)督查等工作；4.負(fù)責(zé)會務(wù)各種證件的辦理、領(lǐng)取和發(fā)放工作；5.負(fù)責(zé)會議指南的印制、管理和發(fā)放工作；6.負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)小組日常工作；7.做好負(fù)責(zé)人分配的其他工作。

姓名XXX手機(jī)號XXX

姓名XXX手機(jī)號XXX姓名XXX手機(jī)號XXX

2

會議活動組

1.負(fù)責(zé)會場的預(yù)定、布置及費(fèi)用核算；2.負(fù)責(zé)對接、安排禮儀人員的工作，包括但不限于引導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)上臺、簽約環(huán)節(jié)資料放置與收回、司儀等；3.負(fù)責(zé)會議開始前的簽到組織工作；4.負(fù)責(zé)對接會議主持人會務(wù)流程及各項事宜，并安排好簽約文本的收集、整理；5.負(fù)責(zé)會間會務(wù)音樂、話筒、會務(wù)背景PPT切換等后臺操作；6.做好××分配的其它工作。

姓名XXX手機(jī)號XXX

姓名XXX手機(jī)號XXX姓名XXX手機(jī)號XXX

3

考察活動組

1.配合綜合協(xié)調(diào)組，分管負(fù)責(zé)考察活動方案、牽總、組織工作；2.負(fù)責(zé)落實與對接參觀考察本地企業(yè)；3.負(fù)責(zé)落實本地知名企業(yè)參會，并做好座談發(fā)言準(zhǔn)備工作；4.負(fù)責(zé)落實考察活動的新聞報道工作；5.做好其他臨時性工作。

姓名XXX手機(jī)號XXX

姓名XXX手機(jī)號XXX姓名XXX手機(jī)號XXX1

4

宣傳報道組

1.負(fù)責(zé)會議期的錄像、攝像、小視頻等工作（可外包、需對接）；2.負(fù)責(zé)會議前期、中期和末期的新聞通稿的發(fā)布工作；3.負(fù)責(zé)對接外部各媒體、報社，會議宣傳資料的分享等；4.負(fù)責(zé)對接廣告公司，做好會議現(xiàn)場所需廣告物料的制作，包括不限于桌簽、會務(wù)背景、展架畫面設(shè)計、簽到墻、會務(wù)臺搭建等；5.做好××分配的其它工作。

姓名XXX手機(jī)號XXX

姓名XXX手機(jī)號XXX姓名XXX手機(jī)號XXX

5

后勤保障組

1.負(fù)責(zé)財務(wù)、信息服務(wù)、資料管理、會議服務(wù)、后勤保障等工作；2.負(fù)責(zé)來賓住地的預(yù)訂、會議期來賓報到、食宿、車輛安排等后勤保障工作；3.負(fù)責(zé)落實當(dāng)?shù)貐藛T的邀請；3.負(fù)責(zé)大會的各類費(fèi)用的預(yù)算編報工作；4.做好××分配的其他工作。

姓名XXX手機(jī)號XXX

姓名XXX手機(jī)號XXX姓名XXX手機(jī)號XXX

備注：1.本工作明細(xì)表較適合于大型會務(wù)活動（包含的環(huán)節(jié)有現(xiàn)場考察、大型會議、住宿、車輛、餐食等）；2.本表亦適用于微小型接待考察活動，可將“小組名稱”更換為“責(zé)任人”，刪掉“小組成員列”；3.會務(wù)活動雖相似，但也存在差異，需要根據(jù)實際情況，對“工作任務(wù)”列修改；4.如果工作人員有限，在保障不重合的情況下，可以安排一人多職。

信息收集

序

工作內(nèi)容

工作要求

責(zé)任人

備注

1

來訪信息收集

與對方聯(lián)系人充分溝通，收集來賓基本情況及來訪意圖，主要包括：來賓人數(shù)、姓名、性別、民族、職務(wù)及排序、宗教信仰、生活習(xí)俗等，來賓來訪意圖、日常安排、接送需求、住宿需求、用餐需求、票務(wù)預(yù)訂需求等，來賓隨同人員、司機(jī)人數(shù)、車輛牌號、列車車次、航班班次、抵達(dá)時間等。

接待方案

序

工作內(nèi)容

工作要求

責(zé)任人

備注

2

擬定接待方案

根據(jù)接待活動類別擬定活動方案，主要包括：接待方針、規(guī)格、形式、時間、地點(diǎn)、出席人員、議程、費(fèi)用預(yù)算等。

接待要素確定

序

工作內(nèi)容

工作要求

責(zé)任人

備注

3

確定接待場所

如在公司會場開展接待活動，應(yīng)提前預(yù)定接待場所（會議廳、貴賓廳、文化展示廳等）

如在外部開展活動，應(yīng)提前確定接待場所。

4

食宿行安排

視活動需要，如需用餐的，工作組應(yīng)提前預(yù)定餐廳。

視活動需要，如需住宿的，工作組應(yīng)提前預(yù)定賓館。

視活動需要，如需用車的，工作組應(yīng)提前提出用車申請，如外租車輛，應(yīng)提前聯(lián)系好租車公司。

5

文字材料準(zhǔn)備

工作組負(fù)責(zé)擬寫出席領(lǐng)導(dǎo)講話稿、匯報材料、交流材料、歡迎辭、祝酒辭、賀辭、賀信等，根據(jù)需要制作PPT演示稿。

工作組負(fù)責(zé)協(xié)助活動主持人擬寫主持詞。

工作組負(fù)責(zé)各項文字材料的準(zhǔn)備、收集、匯編、打印裝訂等工作。

視活動需要，工作組負(fù)責(zé)擬定活動宣傳標(biāo)語內(nèi)容。

6

物料準(zhǔn)備

視活動需要，提前開展活動相關(guān)物料的領(lǐng)取、采購、設(shè)計、制作等工作，括但不限于：活動主題背景板或條幅、宣傳條幅，歡迎條幅、指引水牌、活動桌簽、宴會桌簽、車證、胸卡、胸花、邀請函、辦公耗材、錄音筆、激光筆、禮品、酒水等。

工作組應(yīng)提前對接待場所踩點(diǎn)，及時確定所需資源，并保持與聯(lián)系人聯(lián)系順暢。

7

費(fèi)用預(yù)算

接待活動中如需安排招待用餐、酒店住宿、差旅費(fèi)用的，發(fā)生費(fèi)用一般由主辦部門/單位承擔(dān)。

工作組應(yīng)根據(jù)活動預(yù)算提前擬定好費(fèi)用預(yù)算報告，并報審批。

通知及反饋

序

工作內(nèi)容

工作要求

責(zé)任人

備注

8

通知我方

工作組應(yīng)在確定來訪詳細(xì)信息后，通知我方擬出席人員，通知至少包括：時間、地點(diǎn)、來賓信息、來訪意圖、議程安排、相關(guān)準(zhǔn)備、著裝要求、聯(lián)系人及手機(jī)號碼等，如在外部開展接待活動，通知應(yīng)注明會場位置圖、行李路線、公共交通乘坐方式等。

9

通知對方

工作組應(yīng)在確定我方接待安排后，以函件形式反饋對方接待活動的時間、地點(diǎn)、行車路線、聯(lián)系人及手機(jī)號碼等，可溫馨提示當(dāng)?shù)販囟取⑻鞖狻⒔ㄗh著裝、接送聯(lián)系人（手機(jī)號碼、車輛牌號）等。

10

人員落實

工作組負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)落實我方出席活動人員。

11

通知提醒

工作組應(yīng)提前1天利用手機(jī)短信等通訊方式提醒我方出席人員活動日程安排，包括時間、地點(diǎn)、相關(guān)要求等，可溫馨提示會場溫度、建議著裝、行車路線等。

食宿行安排

序

工作內(nèi)容

工作要求

責(zé)任人

備注

12

餐飲準(zhǔn)備

工作組應(yīng)提前收集來賓民族、性別、職務(wù)及排序、宗教信仰、生活習(xí)俗、飲食習(xí)慣、喜好禁忌等信息，并在膳食準(zhǔn)備中作相應(yīng)注意。工作組應(yīng)指定專人安排來賓隨同人員的休息與膳食。

13

致辭

需主賓雙方致辭的宴會，工作組需提前為領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)備致辭，由主人先致歡迎辭，來賓再致答辭謝。

14

住宿

需安排來賓住宿的接待活動，工作組應(yīng)優(yōu)先選擇協(xié)議酒店，視來賓級別情況安排房間。

15

交通

需安排車輛接送的接待活動，工作組應(yīng)提前根據(jù)來賓級別和人數(shù)，向總經(jīng)理辦公室提出用車申請或外租車輛，并指定專人隨車接送。

16

迎接

工作組應(yīng)提前與對方聯(lián)系人確定抵達(dá)時間，根據(jù)級別對等的原則，通知我方領(lǐng)導(dǎo)在指定地點(diǎn)迎接。

17

送別

視接待活動類別，根據(jù)級別對等原則由領(lǐng)導(dǎo)陪同來賓前往機(jī)場或車站送別。

禮品安排

序

工作內(nèi)容

工作要求

責(zé)任人

備注

18

紀(jì)念品準(zhǔn)備

視活動需要，工作組應(yīng)提前準(zhǔn)備紀(jì)念品，紀(jì)念品應(yīng)體現(xiàn)企業(yè)文化，富有紀(jì)念意義或象征意義，尊重來賓的風(fēng)俗習(xí)慣。

19

贈送時間

視活動需要，選擇贈送時間（見面初、活動中、送別時等）

活動期間安排

序

工作內(nèi)容

工作要求

責(zé)任人

備注

20

簽到

視活動需要可設(shè)簽到處，可在簽到時發(fā)放相關(guān)材料。

21

迎接

工作組應(yīng)指定專人引導(dǎo)來賓，重要來賓抵達(dá)時應(yīng)提前通知到指定地點(diǎn)迎接。

22

設(shè)備監(jiān)控

工作組應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)活動開展期間各類設(shè)備監(jiān)控。

23

會議記錄

工作組應(yīng)指定專人作會談（會議）錄音及記錄。

24

茶歇

如活動時間較長，可在活動休息時間安排茶歇。

25

宴會服務(wù)

工作組應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)宴會現(xiàn)場監(jiān)控，根據(jù)需要，及時調(diào)配服務(wù)人員，及時補(bǔ)充酒水。

26

住宿

如活動有住宿需求的，工作組應(yīng)指定專人提前安排好參會代表住宿房間，可提前為來賓代領(lǐng)房卡。根據(jù)活動作息時間，通過前臺設(shè)定叫導(dǎo)服務(wù)，并適當(dāng)提醒退房時間、結(jié)賬事宜等。

27

交通

如活動有用車需求的，工作組應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)用車安排及調(diào)度，如集體乘車應(yīng)指定乘車召集人。

后續(xù)工作

序

工作內(nèi)容

工作要求

責(zé)任人

備注

28

會場整理

工作組應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檢查活動現(xiàn)場遺落物品、收回或銷毀活動相關(guān)材料。

29

對賬結(jié)算

工作組應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)與會場方對賬結(jié)算。

30

材料整理

視活動需要，于活動后整理形成文字材料（會議記錄等），并經(jīng)接待牽頭領(lǐng)導(dǎo)審定后發(fā)布或存檔。

31

材料存檔

工作組負(fù)責(zé)于活動后收集、整理、保管活動文字材料及多媒體資料，重要活動文字材料及多媒體資料等應(yīng)移交檔案室存檔。

32

材料贈予

視活動需要，工作組可將接待過程中的攝影、攝像等多媒體資料編輯后贈送來賓。

33

活動宣傳

會務(wù)組于會后及時確定活動報道事宜。

序號

項目/事宜

數(shù)量

單位

單價

金額

備注

一、住宿、房務(wù)

數(shù)量

天數(shù)

￥0.00

1

套房

2

單人間

3

標(biāo)間

二、餐飲

￥0.00

1

午餐

桌

￥0.00

2

午餐酒水

項

￥0.00

3

晚餐

桌

￥0.00

4

晚餐酒水

項

￥0.00

5

夜宵

項

￥0.00

三、會議室

場次

1

XX號會議室

￥0.00

2

XX號會議室

￥0.00

四、會務(wù)其他

1

會務(wù)水果（客房）

間

￥0.00

2

會務(wù)水果（會場）

人

￥0.00

3

會務(wù)交通費(fèi)（派車、會務(wù)組交通費(fèi)）

項

￥0.00

4

宣傳物品（條幅、簽到臺、展架、指示牌等）

項

￥0.00

5

會務(wù)機(jī)動費(fèi)用

項

￥0.00

五、禮品/獎品

1

個

￥0.00

2

個

￥0.00

3

個

￥0.00

六、往返交通費(fèi)（預(yù)估）

1

人

￥0.00

2

人

￥0.00

3

人

￥0.00

4

人

￥0.00

5

人

￥0.00

6

人

￥0.00

7

人

￥0.00

七、合計預(yù)算費(fèi)用