郵件

EMAIL

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在正式寫一封工作郵件之前，有3點(diǎn)需要注意。

• 檢查使用郵箱是否為企業(yè)郵箱（QQ郵箱等會給人不專業(yè)/不被重視的感覺）
• 思考這封郵件是不是真的需要發(fā)（郵件比起直接溝通/線上工具，效率上會低一些）
• 郵件有沒有公司內(nèi)部的標(biāo)準(zhǔn)模板&正規(guī)流程（如果有的話請按要求走郵件，不要自己添加包含主觀意識的部分）

確認(rèn)完這3點(diǎn)以后，可以打開界面開始編輯郵件。

Photo by Ivan Samkov from Pexels

01

收件、抄送和密送人

• 收件人——需要在看了郵件之后采取行動。
• 抄送人——需要知情。
• 密送人——需要知情，但別人看不見他收到郵件。

一般情況下，涉及跨部門的郵件，需要共同完成任務(wù)的是收件人，同時(shí)，應(yīng)該把郵件抄送給各自部門的leader，讓對方保持知情。

這樣做可以避免日后可能會出現(xiàn)的問題，一點(diǎn)經(jīng)驗(yàn)之談，并不絕對。

02

分清新建/回復(fù)/回復(fù)全部

正確使用“回復(fù)全部”功能，如果你的回復(fù)不是對所有人都有價(jià)值，只回復(fù)發(fā)件人就可以了。

03

郵件標(biāo)題

有公司標(biāo)準(zhǔn)的標(biāo)題模板，就按標(biāo)準(zhǔn)的格式命名。

沒有的話，清晰的說明郵件主題，用關(guān)鍵詞總結(jié)出主要信息。

舉例：XX項(xiàng)目-XX數(shù)據(jù)

需要盡快回復(fù)/推進(jìn)的郵件可以在標(biāo)題打備注。

04

郵件正文

• 問候

開頭（Dear/XX您好），結(jié)尾（感謝/致歉）

• 內(nèi)容

有條理有分段，用序號突出每條信息是最好的，重點(diǎn)部分可以加粗/劃線/標(biāo)顏色。

不要有錯(cuò)別字、病句。

工作郵件不寫論文/自己的感受（匯報(bào)除外），

說清工作需要/內(nèi)容即可。

正文中一定要包含的部分是發(fā)郵件的目的（給出明確的行動指令）。

例如：回復(fù)郵件確認(rèn)/資料轉(zhuǎn)交/匯報(bào)/推進(jìn)下一步/請知悉。

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• 附件

一定不要忘記添加附件。發(fā)送前請多次檢查。

附件要修改名字，命名以便于保存為優(yōu)。

舉例：XX日期XX項(xiàng)目XX材料。

• 電子簽名

有能力的話最好制作個(gè)人的電子簽名圖片。

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