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私信回復關鍵詞【工具】，獲取Excel高效小工具合集！讓你的Excel效率開掛~

今天的干貨：

小小，是一位普通的小學老師。

我非常佩服小小老師，因為在她「小學老師」身份的后面，有一個大大的斜杠。

兒童教育講師；你真棒社群聯合創始人；一線教師；青年思維導圖講師；職場特困生幫扶社成員。

目前已經出了兩本書，第 3 本正在排版印制中。

但就是這樣一個厲害的人，還是被 Excel 的問題給難住了。

這個轉折，怎么感覺像是在說：你看，馬云這么厲害，還是不會包快遞啊 ？！

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問題描述

通過提問的方式，就能感受的小小老師的優秀，一下子就看明白了需求。

表格放大一點看看：

▲ 表 1

▲ 表 2

看完表格，我陷入到了深深的思考：這些表都是弄啥嘞？

01

表格分析

還是用 2W1H 的框架梳理一下先。

WHAT，這些表是干啥的？

表 1 的里面，保存的是所有老師的課程排配計劃。

各個標題的大概意思是：

? 星期，就是星期幾上課；? 課時，今天第幾節課；? 班級，給哪個班級上課。

據說，這個表是系統里直接導出來的。

和表 1 相比，表格 2 的內容沒有太大的變化，只是結構上有所調整。

只保留了「1 星期」和「2 課時」這兩個標題，因為這是指定班級的課表，后續要粘貼到班級教室后面的。

WHY，為什么要進行轉換？

表 1，是一個課程排版總表，方便教務管理人員，全面掌握各個老師的排課狀況。

表 2，是單個班級的課程表，方便學生了解課程計劃。

所以，從「教務人員」到「學生」的視角轉換，讓我們需要把表 1 轉成表 2 的格式。

HOW，怎么轉換表格？

舉幾個簡單的例子，我們來梳理一下轉換的思路。

積木：

要把汽車形狀的積木，改成飛機的形狀，首先要把積木全部拆開，然后重新拼裝。

冰塊：

要把一個方形的冰塊，改成圓形冰塊，首先要把冰塊化成水，然后重新冰凍。

排課表：

要把排課總表，改成班級單獨的課表，首先要把總表拆成一行一行的數據明細，然后重新統計。

如何轉換？

那么這個表的轉換過程，就清晰了：

? 總表拆分。把總表拆成數據明細；? 排班統計。根據數據記錄，重新統計排班表。

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解決方法

◆ 總表拆分 ◆

把總表拆成一條一條的數據明細，這個數據明細是什么樣子呢？

大概就是上面你看到的樣子，每個班級、課時、星期、老師都是一條單獨的記錄，如果有新的記錄，就不斷地往下添加。

這也是系統設計中經常用到的「數據庫」的概念。

怎么拆分？

拆分的方法有很多，比如 Power Query、方方格子、易用寶等等，都可以實現這個效果。

但是記住一條，千萬不要手動復制粘貼。

因為這個表格不是很規范，有雙行標題，所以我選擇了靈活性更強的「萬能輸入表」。

? 設置模板。

根據表格的排版，設計轉換的模板。

? 轉換數據。

模板設計好之后，點擊「保存數據」按鈕，「萬能輸入表」就根據字段的位置，自動地把排版總表，變成了一個數據表。

◆ 排班統計 ◆

有了拆分后的數據表，接下來就是根據數據表，制作排班表了。

看到排班表的結構，肯定有人會想到用透視表來完成（我就是那個人）。

▲ 透視表只做計數統計

但是，正如你看到的效果，透視表統計出來的，是各個老師的排課數量，并不是排課內容。

▲ 排班表里顯示的課時名稱

使用 Power query 中的的透視列功能，可以更好地實現這個效果。

最后，再根據最終的效果，使用下拉菜單、INDEX 函數，實現動態的篩選，選擇班級就能查看對應的課程表：

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總結

看完這篇文章，你肯定會有很多的困惑，這是正常的，因為你需要學會的，應該是下面這些：

? 數據處理流程。

了解數據處理的過程，總表->數據表->排班表。

? 數據明細概念。

明白所有的數據格式的源頭，都是一個數據明細表（數據庫）。

? 數據匯總工具。

要擺脫手動統計，你需要了解各種工具：Power query，方方格子、易用寶、萬能輸入表、Power Pivot、Power BI 等等。

工具使我們變得更加強大！

怎么樣，這樣的表格設計思路，你也學會了嗎？

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