導讀第1章總則第1條目的為了規范訂單跟蹤工作，提高訂單跟蹤效果，特制定本規范。第2條審批權限1.采購總監及總經理負責審批元以上的訂單處理工作。2.采購經理負責審....

第1章 總則

第1條 目的

為了規范訂單跟蹤工作，提高訂單跟蹤效果，特制定本規范。

第2條 審批權限

1.采購總監及總經理負責審批元以上的訂單處理工作。

2.采購經理負責審批元以下的訂單處理工作。

第2章 采購跟單總體要求一樣

第3條 跟蹤過程

訂單發出后，采購專員需要跟蹤整個過程直至收貨入庫。

第4條 跟蹤要求

1.采購專員應完成企業規定的以及自購的訂單跟蹤任務。

2.采購專員全面統籌安排所負責的各個訂單的跟蹤工作，不可遺漏。

第5條 處理審批

采購訂單的取消、違反合同以及其他未規定處理規范的問題的處理方案應由相關權限審批人審批后方可執行。

第6條 行為規范

跟單員必須保持對供應商的尊重，在跟單過程中必須注意自己的言行舉止，自覺維護企業的良好形象。

第3章 訂單跟蹤處理規范

第7條 訂單分類匯總

1.采購專員必須整理好所負責的訂單，將訂單信息填入“訂單信息匯總表”中，確保每一訂單都可查詢?！坝唵涡畔R總表”如下所示。

訂單信息匯總表

序號	訂單號	供應商	下單日期	交貨日期	備注

2.采購專員將負責的采購訂單按照訂單跟蹤類別分類，便于進行供應商分級跟蹤管理(參照《供應商分級跟蹤管理制度》)。

第8條 訂單執行情況跟蹤

1.采購專員應跟蹤訂單處理的整個過程。

2.采購專員按照企業《訂單狀態跟蹤管理制度》跟蹤采購訂單。

第9條 企業取消采購訂單的處理

1.原則上，采購部不能取消訂單。如因企業內部某種原因，確實需要取消已發出的訂單，采購專員應依據領導審批權限向領導申請取消訂單。

2.對于企業單方面取消訂單或供應商可能提出取消訂單的問題，采購專員應按照以下程序處理。

(1)采購部預先提出有可能出現的問題及可行的解決方法，并由采購專員編制《××取消訂單處理方案》。

(2)采購經理或采購總監在權限內審批《××取消訂單處理方案》。

(3)采購專員執行《××取消訂單處理方案》。

3.依照合同規定取消訂單的，采購專員無需請領導審批。采購專員應將合法取消訂單的證明依據匯總整理并存檔。

第10條 供應商取消訂單的處理

如因某種原因，供應商取消企業已發出的訂單，采購部應按照以下程序處理。

1.采購部選擇新的供應商進行采購或采購替代品，采購程序應參照企業《采購管理制度》執行。

2.采購部及時通知需求部門，做好應急措施。

3.采購部聯系供應商，要求其賠償企業人力、時間損失以及其他經濟損失。

第11條 交貨延遲的處理

1.采購專員未能按時、按量采購所需物資，并影響采購部門正常經營活動的，須填寫“采購交貨延遲檢討表”，說明原因及跟進情況。

2.供應商未能如期交貨的，采購專員應及時同供應商取得聯系，了解其未能如期交貨的原因，并與其協商處理對策。

(1)采購專員首先應在合同到期后的固定時間發送“催貨通知單”。

(2)催貨后無回應的，采購專員應親自致電供應商，了解供應商的相關情況。

(3)供應商在催貨后一周內仍未交貨的，采購專員應將具體情況上報采購經理。

3. 交貨延遲次以上的，采購專員提請采購經理派駐廠人員到場監管或更換供應商。

第12條 交貨提前的處理

1.供應商提前交貨會導致庫存增加、流動資金周轉率下降，所以采購專員不能放松對交貨提前的管理。

2.供應商未按照采購訂單規定提前送貨的，采購專員應按照以下規范操作。

(1)A 類物資允許提前交貨日，B類物資允許提前交貨日，C類物資不允許提前交貨。企業ABC類物資分類方法如下表所示。

物資分類表

類別	標準	物資品種
A類物資	占用企業70%成本，實際數量為20%的物資
B類物資	介于A類和C類物資之間
C類物資	占用企業10%成本，實際數量超過50%的物資

（2）供應商本年度提前交貨（ ）次以上的，不得提前交貨。采購專員應與供應商隨時溝通，確定交貨時間。

第13條 彈性處理

1.如果企業客戶提前訂單交期或變更生產計劃，企業應與供應商聯系，進行彈性處理。

2.彈性處理應按照以下程序操作。

（1）采購專員接到生產部門或銷售部門的彈性處理信息。

（2）采購專員馬上聯系供應商，了解供應商生產進度。

（3）根據客戶訂單提前時間，與供應商協商加快生產進度，必要時可根據上級領導審批的處理意見提高采購價格或采取其他鼓勵供應商的措施。

第14條 檔案儲存

1.采購專員應將供應商名片、報價單、合同等資料分類歸檔以備查。

2.采購專員應及時更新采購訂單跟蹤信息，將其錄入采購部訂單跟蹤信息庫。

3.采購專員自購物資的價格信息必須每日錄入采購部價格信息庫。

第15條 其他情況處理加微信分享采購學習資料：CPPM110

1.合同上明確規定的條款，甲乙雙方如有違反，均按合同規定進行處理。

2.合同以及本規范未規定的異常情況處理規范。

（1）采購專員及時將訂單異常情況上報采購經理或采購總監。

（2）采購經理或采購總監將審批后的處理意見反饋至采購專員，采購專員負責具體執行。

第4章 附則

第16條 本

規范由采購部制定，解釋權歸采購部所有。

第17條 本規范經總經理審批后生效，修改、廢止時亦同。

1、訂單進程表

編號：

請購日期	請購單號	供應商	國別	代理商	訂購				付款條件	需要日期	交貨記錄
					日期	數量	單價	金額

填表人：

2 訂單異常表

編號：

訂單信息				異常 類別	處理 措施	負責人	備注
訂單號碼	下單日期	交貨日期	交貨記錄

填表人： 審核人：

3 催貨通知單

制單人： 日期：年月日

： 您好！ 貴企業與本企業簽訂的下列合同已到期，至今尚未交貨，請于收到本通知一周內辦理！ 此致， 敬禮！ 公司
到期未交貨的物資一覽表
訂約日期	合同編號	物資名稱	規格	數量	單位	約定交貨日期	備注

注：本單一式三聯，一聯送生產部門，一聯送倉儲部轉請購部門，一聯存查

4 采購訂單跟催表

編號： 跟單員：

物資		訂購日期	訂購單號	訂購數量	規格	供應商	計劃 交貨日	實際入庫		備注
編號	名稱							數量	交貨日期

審核人： 審批人：

5 異常訂單反饋表

編號： 日期：年月

訂單號碼	訂單日期	異常類別	處理措施	處理結果	負責人

6 采購追蹤記錄表

序號

完成情況

采購訂單號

下單日期

交貨日期

廠商名稱

產品名稱

規格

采購數量

采購單日期

采購單單號

采購數量

采購結存數量

交貨天數

超期天數

審批： 審核人： 制表人： 打印時間：