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鄉鎮公文寫作講稿

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公文有狹義和廣義之分。狹義的公文特指《國家行政機關公文處 理辦法》中規定的13種行政公文和 《中國共產黨機關公文處理條例》 中規定的14種黨的主要公文。廣義的公文則涵蓋了全部通用公文和專用公文。

1．文種

全國黨的機關公文以中共中央辦公廳發布1996年5月3日起施行的《中國共產黨機關公文處理條例》 規定為準，全國黨的機關公文文體主要有決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請 示、批復、條例、規定、函、會議紀要等 14個種類；國家行政機關公文以國務院辦公廳發布自 2001年 1 月 1 日起施行的《國家行政機關公文處理辦法》規定執行，國家行政機關公文文體主要有命令 （令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、 函、會議紀要等 13個種類。文種方面存的問題有三個。一是黨政混用文種。決議、指示、公報、條例、規定為黨的機關公文專用， 命令、 公告、議案為行政機關公文專用 ,不可混用。 二是生造文種。把沒列為文種的公文種類作為文種使用。黨的機關除《條例》所確定的文種外均不可直接行文，但可作為 "印發" 、 "頒發"式"通知"的"附件"行文。

例如，《關于技術練兵比武的辦法》可以改成《××關于印發技術練兵比武的辦法的通知》， 不能作為文種使用的還有 "總結" 、 "計劃" 、 " 安排" 、 "要點" 、 "細則"等。三是"請示""報告""" 函"混用。例如：《×× 關于辦公自動化所需經費的報告》是要求上級解決問題，應該用 "請 是"而不是 "報告"。報告是 "向上級機關匯報工作、反映情況、答復上級機關的詢問 "的，不需要回復；而請示是 "向上級機關請求指示、批準"的，需要回復。有時也存在 "請示"和"函"混用。《辦法》規定：不相隸屬單位之間相互商洽工作、 詢問和答復問題， 請求批準和答復審批事項是用函。可是有的單位為了辦事順利， 向不相隸屬的有關主管部門請求批準時， 故意將"函"用成"請示" ，如 " ××縣辦公室關于追加 2006年度辦公經費的請示 "（給縣財政局） ，應改為 " ××縣辦公室關于追加 2000年度辦公經費的函 " 。

2．紙張和排版

《中國共產黨機關公文處理條例》、《國家行政機關公文處理辦 法》公文的書面格式劃分為眉首、 主體、版記三部分， 并分為秘密等級和保密期限、 緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人、標題、 主送機關、正文、附件說明、抄送機關、印發機關和印發日期等 7 個要素。置于公文首頁紅色反線 （又稱間隔橫線） 以上的各要素統稱眉首；置于紅色反線 （不含紅色反線） 以下至主題詞（不含主題詞）之間的各要素統稱主體；置于主題詞以下的各要素統稱版記。《中國共產黨機關公文處理條例》第九條規定，公文用紙可采用 16開型（寬 184mm×長 260mm），也可采用國際標準 A4 型（寬 210mm×長 297mm）。國家機關公文用紙的采用 A4 型紙。 采用 A4 型紙的頁邊和版心尺寸為：天頭（上白邊）為： 37mm± 1mm，訂口（左白邊）為： 28mm± 1mm，地腳（下白邊） 為： 35mm± 1mm，翻口（右白邊）為： 25mm± 1mm，版心尺寸為：156mm× 225mm（不含頁碼）”。正文用 3 號仿宋_GB2312體字， 一般每面排 22行，每行排 28個字。 采用 16開型紙的頁邊和版心尺寸為：天頭（上白邊）為： 40mm± 1mm，訂口（左白邊）為： 25mm± 1mm，地腳（下白邊）為： 25mm± 1mm，翻口（右白邊）為： 20mm± 1mm，正文用3 號仿宋_GB2312體字，一般每面排 20行，每行排 25個字。

公文的裝訂要求左側裝訂，訂位為兩釘訂眼距書心上下各 1／4 處，允許誤差± 4mm.釘鋸與書脊間的距離為3mm～5mm，一般為 4mm。 公文的頁碼標識，要求用 4 號半角阿拉伯數字，數碼左右各放一 條 4 號一字線，一字線距版心下邊緣 7mm.單頁碼居右空 1 字，雙頁 碼居左空 1 字，空白頁和空白頁以后的頁不標頁碼。

3．發文機關標識（文頭）

又稱“版頭”，《中國共產黨機關公文處理條例》 規定：版頭“由 發文機關全稱或者規范化簡稱加文件二字或者加括號標明文種組成，用套紅大字居中印在公文首頁上部”。 發文機關標識原則上應使用宋體字或黑變體字和紅色標識，字號以醒目美觀為原則由發文機關酌定，推薦使用高 22mm×寬 15mm字體。上報的公文，發文機關標識 上邊緣至版心上邊緣為 80mm。目前有的文件版頭不規范。 縣級以上行政區域名稱前不必要再加上一級行政區域名稱。如“××縣檔案局”，不必寫為 “××省××縣檔案局”或“××市××縣檔案 局”。同級機關或部門可聯合行文， 聯合行文版頭可以用主辦機關名稱，也可并用聯署機關名稱。聯合同級別機關， 一般按黨政軍群的順序排列。發文字號只標明主辦機關發文字號。 而在實際操作中， 有些 單位往往是沒有聯合機關專用紅色文頭， 打印“黑頭”文件， 嚴重影響了公文的嚴肅性。

4．發文字號

發文字號由發文機關代字、年份和序號組成。發文字號一般在發文機關標識下空 2 行處，用 3 號仿宋體字標注并居中排布 （不予簽發人時）。機關代字應當反映發文機關或部門的性質， 不可有幾種寫法。年份、序號用阿拉伯數字標識。目前存的問題有：一是“字”和“發” 混淆不清。黨政機關代字多為“××發”， 職能部門代字多為“×× 字”。二是“〔〕”不對，年份應標全稱， 用六角括號“ 〔〕”括住， 六角括號（〔〕）可在 word軟件“插入符號”3014中選取， 不能用“（）”；三是序號編虛位，將“5 號誤編為 005號；四是加“第”字。如平發〔2006〕5 號寫為“平發〔 2006〕第 5 號”。簽發人 上報的公文需標識簽發人姓名，簽發人姓名平行排列于發文字號右側。發文字號居左空 1 字，簽發人姓名居右空 1 字：“簽發人”用 3 號仿宋體字，“簽發人”后標全角冒號，冒號后用 3 號楷體字標識簽發人姓名。

5．紅色反線

紅色反線一般標印在發文字號之下 4mm處，其長度與版心等寬 （即 16開 110mm-145mm,A4在 156mm左右）。需要注意的是， 黨委 的可在紅色反線中間標★，政府序列不標★。

6．標題

標題由發文機關名稱、公文主題和文種組成。一般都要寫全。省略發文機關有兩種情況， 一是機關內部使用的公文， 標題中省略，在落款處寫機關名稱； 二是法規類公文。 令、命令等為了莊重簡練省略事由。公布張貼性的通告、 通知等公文為了醒目， 發文機關事由可同時省略。普遍存在的問題有五個： 一是不寫發文機關名稱，以為文頭印了發文機關，標題就可省略的，這是錯誤的。 二是濫用標點符號。公文標題中除法律、法規、規章名稱加書名號外， 一般不使用標點符號。三是多層轉發，語意難解。如某縣級機關轉發市級機關已經轉發的 《山西省民政廳關于加強民政工作的通知》 ，其標題擬為《××縣民政局關于轉發××市民政局關于轉發山西省民政廳關于加強民政工作的通知的通知》 ，一個標題中出現多個“關于”和多個“通知”， 使讀者不知所云，可通過省略一個通知字樣的方式來“消腫”， 改為《××縣民政局轉發山西省民政廳關于加強民政工作的通知》。四是批轉、 轉發、印發文件選詞不當。下發行政法規、規章的公文標題用“發布” 或“印發”，下發隸屬機關的公文標題用“批轉”，下發上級、 同級和不相隸屬機關的公文標題用“轉發”， 貫徹上級機關發出的公文的標題，應將事由寫清楚， 而不能只寫原文發文字號。 五是對公文主題的把握不準確、不全面。對其限制、 修飾和說明的時間名詞、 程度副詞和介詞結構等使用不當， 從而造成了公文標題事由不清楚、 不準確， 如 " ××縣工商局關于擺攤設點的決定 " ，此"決定"對擺攤設點究竟是 " 禁止"還是"準許" 、擺設地點等不明確、 不具體，根據該文的內容， 應改為 " ××縣工商局關于禁止在城區繁華地帶隨意擺攤設點的決定 " 。

公文標題一般標識在紅色反線下空 2 行處，用 2 號宋體字居中排布。有兩個發文機關的機關名稱可橫排也可縱排，縱排要上下對齊。

公文標題如果字數偏多， 需要分行排列， 分行時須注意不要把各行上下對齊排成等長，有二行時可上短下長或下短上長，有三行以上時， 可排成金字塔式、 倒金字塔式或瓶式， 不得將兩個字以上的詞拆開排在不同行的首尾。 總之標題的排布要做到詞義完整、 排列對稱、 間距恰當。

7．主送機關

主送機關是指公文的主要接收機關，應當使用全稱或者規范化簡稱、統稱。普遍存的問題：一是主送機關“一逗”或“一頓”到底。主送機關較多， 應按其性質、 級別和有關規定或慣例依次排列， 同行質或同級別的機關之間用頓號， 不同性質或不同級別的機關之間用逗號。比如國務院對下行文， 其主送機關的排列形式是： “各省、 自治區、直轄市人民政府， 國務院各部委、 各直屬機構”。 二是位置選擇不對。主送機關一般在標題下空 1 行、左側頂格用 3 號仿宋體字標識， 回行時仍頂格，最后一個主送機關名稱后標全角冒號。意見、決定、 條例的主送機關標注在版記中的主題詞之下、 抄送之上。其余類別的 公文，如果主送機關名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時， 應將主送機關名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標識方法同抄送。向上級機關請示只寫一個主送機關； 向下級部門機關發送的公文， 如果發送機關少，可將發送機關名稱全部寫上， 發送機關多，可采用“各有關部門和單位”等辦法改寫。 三是黨政不分。黨委行文對政府系統， 黨政聯合行文對黨委。中共中央行文主送單位可為“各省、自治區、 直轄市黨委，各大軍區黨委， 中央各部委， 國家機關各部委黨組， 各人民團體黨組”；國務院行文可為“各省、 自治區、直轄市人民政府， 國務院各部委、 各直屬機構”； 中共中央、 國務院聯合行文可為“各省、自治區、直轄市黨委和人民政府， 各大軍區黨委， 中央和國家機關各部委，各人民團體”。

8．正文

正文用 3 號仿宋GB_2312體字， 每自然段左空 2 字；數字、年份不能回行。 普遍存在的問題： 一是引用公文文號格式不對。 應當先引標題， 后引發文字號。如，"據×辦〔2006〕12號文《關于××××××的通知》 " ，其引用文號的方法就是不符合規定的， 正確的引用方式應根據 《關 于××××××通知》（×辦〔 2006〕12號）。二是文件層次結構不對。用數字表示多層次結構序數，其標識方法為：第一層用“一、”“二、”“三、”……第二層用 “（一）”“（二）”“（三）”…… 第三層用 “ 1. ”“ 2. ”“ 3. ”…… 第四層用“（1）”“（2）”“（3）”…… 目前一些公文序數數詞仍然存在使用不規則的情況， 要注意序數數詞的寫法， "一、"下面是頓號， "1."下面是圓號，而 "（一）"和"（1）" 括號外面是不帶頓和點號。 意見等公文為了便于查閱引用， 第一層用 “一、”“二、”“三、”……第二層用“ 1、”“ 2、”“ 3、”一 條龍排隊。三是結束語。頒發性、 轉發性、指示性的通知，因提出了 具體的執行要求（如請貫徹執行，請遵照執行）。意盡言止，自然結束。任免性通知，屬告知性質，最后用“特此通知”回行空兩格作結。 通告可寫“特此通告”。 公告可寫“現予公告”。 請示可寫“以上請示如無不妥，請批轉有關單位貫徹執行”“可否，請批示”“當否， 請指示”“請審批”。 批復可寫“此復”。 函可寫“特此函告”“請 研究后函復”“請同意”“請批準”。

9．附件

公文如有附件，應在正文下空一行左空 2 字的位置用 3 號仿宋體字標識“附件”，后標全角冒號和名稱。附件名稱后不加標點符號。附件應在公文成文日期之后， 另起一頁與正文一起裝訂， 并在附件左上角第二行頂格標識“附件”， 有序號時還要標識序號， 比如“附件 1”、“附件 2”等。普遍存在的問題是： 在一些轉發、印發的文件中， 將附件置于版記 （公文主題詞以下） 之后，這是錯誤的。 因為轉發性的文件和被轉的文件在形式上是正件是附件的關系，實質上都是正件，因主要政策規定在被轉發、印發的文件之中。

10．成文時間

成文時間以負責人簽發和會議通過的時間為準，不能以文件起草時間為準。行政機關公文《標準》規定公文成文時間應用漢字將年、 月、日標全，“○”不能寫為“零”， 一般置于正文右下方。 中國共產黨機關公文未明確， 根據慣例一般用數字標全。 成文日期具體的上下位置依印章來定，左右位置由字數來定，一般右空 2-4字。

1. 署名和印章

單一機關制發的公文在落款處可不署發文機關名稱只標識成文時 間并加蓋印章（黨的機關公文署名）。

公文除會議紀要、和普發性文件外，均應加蓋印章。公文所蓋的印章一定要與發文機關的名稱一致， 因故需用別的印章代替時， 應注 明“代”字。 加蓋印章應端正、 居中下壓成文時間。 正確的蓋章方式有：（1）下套方式。當印章文字環行排列、下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上；（ 2）中套方式。當印章下弧有文字時，采用中套方式， 即印章中心線壓在成文時間上。 當聯合行文需加蓋兩個印章時， 應將成文時間拉開， 主辦機關印章在前， 兩個印章均壓成文日期。 要注意只能采用同種加蓋印章方式， 以保證印章排列整齊。兩印章互不相交或相切，相距不超過 3mm. 當公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時， 應采取調整行距、字距的措施加以解決，務必使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。 [新《辦法》規定 ]

12．附注

附注一般是對公文的發放范圍、使用時需注意事項等情況的說明， 比如“此件發至省、軍級”、“此件發至縣、 團級”等。 公文如有附注，一般用 3 號仿宋體字， 居左空 2 字加圓括號標識在成文時間下一 行。按照《國家行政機關公文處理辦法》 規定，請示性的公文應當在附注處注明聯系人和聯系電話。

13．主題詞

“主題詞”用 3 號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號；詞目用 3 號小標宋體字，詞目之間空 1 字，不用標點分隔。一般情況下， 一篇公文可標 1～5 個主題詞，但最多不超過 5 個。上報的公文按上 級部門的主題詞表選用。 在詞表中找不出準確反映主題內容類屬的詞時，應在確定詞的后面加△，以便區別。

14．抄送機關

公文如有抄送，則在“主題詞”下一行，左空 1 字用 3 號仿宋體 字標識“抄送”， 后標全角冒號； 抄送機關間用逗號隔開， 回行時與冒號后的抄送機關對齊； 在最后一個抄送機關后標句號。 排列順序一 般為：上級機關單排一行，黨政機關、軍事機關、人民團體、民主黨 派等合排一行，人大、政協、法院、 檢察院等合排一行，其他單位合排一行。實際中，同級機關也可按黨委、 人大、政協、法院、檢察院、其他單位的順序排列。 如果主送機關移至“主題詞”之下， 標識方法同抄送機關。普遍存在的問題是： 一是抄送、抄報同時混用。 抄送是指主送機關之外的其他需要告知公文內容的上級、 下級和下相隸屬機關。不少單位對上級單位抄送文件時仍然沿用 "抄報"一詞。目前，公文無論是對上級還是對下級抄送，概用 "抄送"一詞。不再使用 "抄報"一詞。二是抄送欄中重復出現主送機關名稱。

15．印發機關和印發時間

印發機關多數不以行文機關名稱出現，而只用機關辦公室名稱。 印發機關位于抄送機關之下占 1 行位置，用 3 號或 4 號仿宋體字。 印發機關左空 1 字，印發時間右空 1 字。印發時間以公文復印的日期為 準，用阿拉伯數字標識。

16．份數

份數置于印發時間之下，右空 3 字，用 3 號仿宋體字和阿拉伯數 字標識。政府機關公文按新《辦法》規定已經取消了 "份數" 。