導(dǎo)讀???關(guān)注老王，幫你練就職場(chǎng)必備寫(xiě)作技能???，接下來(lái)我們就來(lái)聊聊關(guān)于職場(chǎng)如何寫(xiě)郵件?以下內(nèi)容大家不妨參考一二希望能幫到您!職場(chǎng)如何寫(xiě)郵件???關(guān)注老王，幫....

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職場(chǎng)如何寫(xiě)郵件

???關(guān)注老王，幫你練就職場(chǎng)必備寫(xiě)作技能???

【金句】

1. 發(fā)郵件的時(shí)候最好的習(xí)慣是：先添加附件，然后寫(xiě)正文，然后是主題，最后寫(xiě)上收件人。

2. 能當(dāng)面溝通的不要通過(guò)電話，能電話溝通的不要通過(guò)文字。

3. 重要的郵件寫(xiě)完之后最好再檢查一遍，看看有沒(méi)有不合適的表達(dá)。

電子郵件是我們工作中常用的一種表達(dá)形式。在日常工作中，你有沒(méi)有碰到過(guò)這樣的情況：

· 郵件寫(xiě)完之后，發(fā)現(xiàn)忘了添加附件，發(fā)出去之后急急忙忙加了一句“不好意思，剛才忘了添加附件……”

· 沒(méi)有主題就把郵件發(fā)了出去，雙方來(lái)回的郵件中一直掛著“無(wú)主題”幾個(gè)字，好不尷尬。

· 郵件里寫(xiě)了好多內(nèi)容，對(duì)方卻一直沒(méi)有給你回復(fù)……

為了讓大家少犯錯(cuò)，并使用好電子郵件這個(gè)手段，老王總結(jié)了一些使用電子郵件需要注意的要點(diǎn)，以及千萬(wàn)不要做的事情。

一、寫(xiě)電子郵件時(shí)，你需要注意的要點(diǎn)

1、一封郵件只說(shuō)一件事情

一封郵件不要表達(dá)多件事情。如果想討論多件事情，可以分別寫(xiě)多封郵件探討。

2、標(biāo)題要簡(jiǎn)單直接

標(biāo)題要簡(jiǎn)單直接，并要注意主題的細(xì)節(jié)。如果想給大家發(fā)周會(huì)備忘錄，標(biāo)題寫(xiě)成“周會(huì)備忘錄”不如寫(xiě)成“周會(huì)備忘錄-20220420”更好。

郵件有一個(gè)好處是可以隨時(shí)搜索查看，日后去搜索的時(shí)候，郵箱里躺著一堆“周會(huì)備忘錄”和帶有日期標(biāo)記的“周會(huì)備忘錄”，哪種做法會(huì)更好？不要怕麻煩，越細(xì)致越好。前期的麻煩是為了后續(xù)溝通更加節(jié)省雙方的時(shí)間。

3、適當(dāng)使用標(biāo)簽

如果特別重要、緊急，可以在標(biāo)題加上“【重要】”、“【緊急】”甚至可以加上“【今天內(nèi)回復(fù)】”的標(biāo)簽。

收件方很可能每天收到幾十封郵件，通過(guò)這樣的方式讓對(duì)方先看你的郵件，以免漏掉了重要信息，耽誤項(xiàng)目進(jìn)展。

4、開(kāi)頭要稱(chēng)呼對(duì)方

相比“Hi”和“Dear”，不如直呼對(duì)方的名字，而且注意一定不要把別人的名字寫(xiě)錯(cuò)！每個(gè)人都會(huì)特別在意自己的名字，寫(xiě)上對(duì)方的名字是禮貌和尊重，也會(huì)讓對(duì)方有更多好感。

5、郵件開(kāi)始就要說(shuō)明來(lái)意

郵件的整體結(jié)構(gòu)可以為：表明主題、細(xì)節(jié)闡述、小結(jié)。表達(dá)上盡量簡(jiǎn)潔，所有信息圍繞主題，不相關(guān)的內(nèi)容刪掉。

6、別忘了添加附件

很多人發(fā)郵件經(jīng)常犯的一個(gè)錯(cuò)誤是郵件發(fā)出去之后，發(fā)現(xiàn)忘了添加附件。所以發(fā)郵件的時(shí)候最好的習(xí)慣是：先添加附件，然后寫(xiě)正文，然后是主題，最后寫(xiě)上收件人。這樣可以避免忘記發(fā)附件的尷尬。

7、注明收件人變化情況

在多人討論的郵件中，如果刪掉了某個(gè)收件人或添加了某個(gè)收件人，要在郵件一開(kāi)始注明。比如在郵件一開(kāi)頭注明“ 張明”，或者“-王二”，這樣所有收件人知道哪些人加入了討論，哪些人離開(kāi)了討論。

二、關(guān)于電子郵件，這些事情不要做

溝通的第一原則：能當(dāng)面溝通的不要通過(guò)電話，能電話溝通的不要通過(guò)文字。如果當(dāng)面溝通或電話溝通更合適的內(nèi)容，就不要寫(xiě)電子郵件。否則就是浪費(fèi)自己和對(duì)方的時(shí)間。

1、寫(xiě)收件人感興趣的事情

別寫(xiě)自己的事情，寫(xiě)對(duì)方感興趣的事情。從一開(kāi)始就寫(xiě)能引起對(duì)方興趣的事情。

2、不要討論復(fù)雜話題

不要通過(guò)電子郵件討論有復(fù)雜議題或有重大分歧的話題，尤其涉及多個(gè)人的時(shí)候。

電子郵件適合闡述“事實(shí)性”的內(nèi)容，比如會(huì)議紀(jì)要、合作備忘、周報(bào)等內(nèi)容，尤其適合在一些口頭討論形成共識(shí)和決議的時(shí)候，作為“雙方共同認(rèn)可”的內(nèi)容作為備忘。

因?yàn)榭陬^表達(dá)容易出現(xiàn)表達(dá)和理解偏差，隨著時(shí)間的流逝人們的記憶也會(huì)出現(xiàn)偏差，用文字的方式發(fā)給參與方以待“日后備查”。

3、不要討論機(jī)密

不要在郵件里討論公司機(jī)密或別人的隱私。對(duì)于規(guī)范的公司而言，公司郵件是公司資產(chǎn)，如果不希望被討論的內(nèi)容被別人看到，不要在郵件里討論。這既是對(duì)公司的保護(hù)，也是對(duì)你自己的保護(hù)。

4、區(qū)分發(fā)送、抄送與密送

發(fā)送（TO）給需要知悉且希望對(duì)方回復(fù)的人（收件人），抄送（CC）給“需要知悉但不需要回復(fù)”的人，不要使用密送（BCC）。

收件人是溝通的直接對(duì)象，郵件正文放上收件人的名字。與這個(gè)主題相關(guān)的人是抄送對(duì)象，可以不寫(xiě)抄送對(duì)象的名字，你認(rèn)為需要知悉這件事情的人都可以抄送給對(duì)方，但是請(qǐng)謹(jǐn)慎使用，因?yàn)槊總€(gè)人每天都會(huì)收到很多郵件，不要打擾與主題無(wú)關(guān)的人。

“密送”這個(gè)功能的設(shè)計(jì)本意是希望所有的收件人/抄送人不知道密送對(duì)象，但這個(gè)功能的設(shè)計(jì)就像把大家的討論給某個(gè)人“打小報(bào)告”。認(rèn)為這樣的態(tài)度不夠敞亮，非常不提倡使用“密送”這個(gè)功能。

5、謹(jǐn)慎使用自動(dòng)回復(fù)功能

如果設(shè)置，請(qǐng)務(wù)必對(duì)同一收件人發(fā)送一次。有些人在休假或外出的時(shí)候，會(huì)將郵箱設(shè)置自動(dòng)回復(fù)，這本是好意。但有些系統(tǒng)會(huì)對(duì)每一封郵件進(jìn)行自動(dòng)回復(fù)，這對(duì)收到自動(dòng)回復(fù)的人是一個(gè)極大的騷擾。在設(shè)置自動(dòng)回復(fù)功能的時(shí)候，務(wù)必多測(cè)試幾遍，僅對(duì)同一收件人發(fā)送一次。

6、不要發(fā)泄情緒

發(fā)出去的郵件就是潑出去的水。如果看到別人郵件讓你情緒激動(dòng)或者憤怒的時(shí)候，不要發(fā)郵件。發(fā)郵件把對(duì)方臭罵一頓或許很爽，但是發(fā)完之后你一定會(huì)后悔。如果你要發(fā)泄情緒，不妨在自己的個(gè)人筆記里罵，不要寫(xiě)在郵件里。

還有一個(gè)辦法是：可以找一位同事幫忙看看郵件中有沒(méi)有不合適的表達(dá)。他提的意見(jiàn)可能不一定中聽(tīng)，但作為“普通讀者”的意義和價(jià)值非常重要。他如果有不好的感受，一定要用更好的表達(dá)方式去寫(xiě)這封郵件。