企業(yè)為滿足內(nèi)部用款單位或則個(gè)人零星開(kāi)支的使用，一般會(huì)有撥付備用金的制度。比如撥付給企業(yè)內(nèi)部員工作為差旅費(fèi)、撥付給采購(gòu)人員做零星采購(gòu)費(fèi)用等。備用金一般數(shù)額比較小，根據(jù)估計(jì)需用數(shù)領(lǐng)取，使用之后憑借相關(guān)報(bào)銷憑證進(jìn)行報(bào)銷，多退少補(bǔ)。那么，企業(yè)在管理備用金時(shí)，涉及的分錄有哪些呢？

實(shí)務(wù)中，企業(yè)對(duì)備用金的管理一般有兩種模式，定額備用金和非定額備用金。定額備用金是指經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)的部門可以根據(jù)事先核定的一個(gè)比較科學(xué)的備用金定額來(lái)領(lǐng)取使用備用金，用款部門按照規(guī)定的開(kāi)支范圍使用備用金之后，憑借有關(guān)支出憑證申請(qǐng)報(bào)銷，財(cái)務(wù)部門直接撥付已使用的備用金數(shù)額，使得用款部門的備用金維持在定額水平。此種管理方式下，領(lǐng)取備用金時(shí)，直接計(jì)入“其他應(yīng)收款——備用金”科目，實(shí)際使用時(shí)，無(wú)需再通過(guò)“備用金”核算，而是直接計(jì)入相關(guān)成本費(fèi)用。

相關(guān)分錄：

領(lǐng)取備用金時(shí)：借：其他應(yīng)收款——備用金 貸：銀行存款/庫(kù)存現(xiàn)金

使用備用金時(shí)：借：管理費(fèi)用等成本費(fèi)用類科目 貸：銀行存款/庫(kù)存現(xiàn)金

期末收回備用金：借：銀行存款/庫(kù)存現(xiàn)金 貸：其他應(yīng)收款——備用金

非定額備用金是指用款部門或員工按照預(yù)計(jì)使用數(shù)額向財(cái)務(wù)部門申請(qǐng)備用金，比如員工出差，申請(qǐng)差旅費(fèi)備用金，領(lǐng)取時(shí)計(jì)入“其他有收款——備用金——XX人員或部門”，實(shí)際使用備用金時(shí)，沖減“其他有收款——備用金——XX人員或部門”，記入相關(guān)費(fèi)用類科目；憑借相關(guān)憑證進(jìn)行報(bào)銷，多退少補(bǔ)，報(bào)銷之后該部門或人員名下備用金無(wú)余額。相關(guān)分錄如下：

領(lǐng)取備用金時(shí)：借：其他應(yīng)收款——備用金 貸：銀行存款或庫(kù)存現(xiàn)金

實(shí)際使用時(shí)：借：銷售費(fèi)用等費(fèi)用類科目 貸：其他應(yīng)收款——備用金

期末收回備用金：借：銀行存款/存庫(kù)現(xiàn)金 貸：其他應(yīng)收款——備用金 （或借貸相反，領(lǐng)取數(shù)額和實(shí)際使用數(shù)額的差額）

實(shí)務(wù)中，部門或員工領(lǐng)取未使用的備用金在期末一般是要收回，即一般情況下，備用金期末無(wú)余額，次年再領(lǐng)取。

實(shí)務(wù)中經(jīng)常出現(xiàn)老板支取備用金，但是又長(zhǎng)期沒(méi)有報(bào)銷憑證，此時(shí)長(zhǎng)期掛在備用金名下就不合規(guī)，應(yīng)當(dāng)視為借款，期末如果沒(méi)有歸還，將面臨視同分紅繳納個(gè)稅的風(fēng)險(xiǎn)。所以實(shí)務(wù)中，應(yīng)注意不要濫用備用金核算，而且使用備用金后定要取得相關(guān)憑證，比如員工出差的火車票，飛機(jī)票，住宿費(fèi)發(fā)票等有效的報(bào)銷憑證。(www.ws46.com)