代墊運費是指本該由采購方承擔的運費，但由于承運人不便于到采購方收款，而在銷售方發出貨物的時候，先向承運人墊付運費，然后再向采購方收回代墊款項。對于銷售方代墊的運費不屬于銷售商品應確認的收入，而屬于暫付款項（往來款），計入“其他應收款”。

銷售方銷售貨物同時墊付運費的分錄

確認收入：

借：應收賬款/銀行存款

貸：主營業務收入

應交稅費——應交增值稅（銷項稅額）

代墊運費：

借：其他應收款——代墊運費——XX客戶

貸：銀行存款

采購方賬務處理

銷售方代墊的運費，屬于采購方的實際采購成本，采購的是存貨（原材料、庫存商品），根據《企業會計準則第1號——存貨》規定，企業采購商品過程中發生的運輸費、裝卸費、保險費以及其他可歸屬于存貨采購成本的費用，應計入存貨的采購成本。

采購商品通過固定資產核算的，購買價款、相關稅費以及使得固定資產達到預定可使用狀態前所發生的運輸費、裝卸費、安裝費、專業人員服務費等均應計入固定資產的入賬成本。

借：原材料/庫存商品/固定資產

應交稅費——應交增值稅（進項稅額）

貸：應付賬款/銀行存款

其他應付款——XX公司

采購方取得承運人開具的運輸服務增值稅專用發票，可以憑發票上注明的稅額抵扣增值稅，即銷售方代墊的運費屬于價稅合計數，但承運人開具的發票抬頭需為采購方，采購方才可抵扣進項稅額。

如果承運人將發票開給銷售方（發票抬頭為銷貨方企業），則實際采購運輸服務的企業為銷售方企業，銷售企業支付的運費不再屬于代墊款項，而屬于運輸成本（計入銷售費用）。在確認收入時，需將向采購方收取的運費（不含稅）計入收入總額，運費屬于向采購方收取的價外費用，需要計算繳納增值稅，同時取得的運輸企業開具專票，可以抵扣增值稅。賬務處理如下：

借：應收賬款

貸：主營業務收入（包含運費）

應交稅費——應交增值稅（銷項稅額）

同時，支付給承運方的運費確認為銷售費用：

借：銷售費用——運輸費

應交稅費——應交增值稅（進項稅額）

貸：銀行存款

銷售方企業銷售商品同時提供運輸服務的（兼營行為），向采購方收取的運輸費屬于價外費用的范疇，在確認銷項稅額時，適用銷售商品稅率，比如銷售商品適用的稅率為13%，則同時提供的運輸服務計算銷項稅額時，也適用13%稅率，運費對應的銷項稅額=不含稅運費收入×13%=含稅運費收入÷（1 13%）×13%

銷售方企業從承運方購進運輸服務時，承運方屬于一般納稅人的，開具9%稅率的發票；承運方屬于小規模納稅人的，開具3%（階段性減按1%征收）征收率的發票。所以，銷售方企業在包運費的情況下，注意進銷稅率之差，計算含運費的銷售商品總金額時，在銷售商品價款上加上不含稅運費按照商品稅率轉換的含稅運費。