表達感謝：在拒絕他人時，首先表達感謝非常重要。表達感激之情可以顯示出您對別人的尊重和關心，并減輕他們可能感到的失望或沮喪。

說明原因：在拒絕他人時，最好解釋一下原因。如果您沒有足夠的時間或能力來滿足他們的請求，解釋原因可以幫助對方更好地理解您的立場，并避免引起不必要的猜測或誤解。

提供替代方案：如果可能的話，提供替代方案可以使拒絕變得更加友善和建設性。例如，如果您不能參加某個活動，可以提議其他時間或方式進行交流。

使用委婉語言：使用委婉的語言可以幫助緩解緊張局面。例如，使用“我會盡力”而不是“我一定會”，或者使用“我需要考慮一下”而不是“不可能”，都可以使拒絕更加溫和。

堅定和誠實：在表達拒絕時，要保持堅定和誠實。避免使用虛假的借口或承諾，因為這樣會影響您與他人的信譽和關系。