導(dǎo)讀很多人認(rèn)為表格設(shè)計沒有什么“技術(shù)活”，只需要將標(biāo)題和數(shù)據(jù)羅列出來。其實，這種觀點是不正確的，要想設(shè)計出專業(yè)的表格，必須要考慮制作這個表格的背景、目的，表格需....

很多人認(rèn)為表格設(shè)計沒有什么“技術(shù)活”，只需要將標(biāo)題和數(shù)據(jù)羅列出來。

其實，這種觀點是不正確的，要想設(shè)計出專業(yè)的表格，必須要考慮制作這個表格的背景、目的，表格需要包括哪些字段及要達(dá)到什么樣的效果等。

只有這樣，設(shè)計出來的表格才能滿足各種需要。

01 明確制表目的

在制作表格時要先明確制表目的，也就是通過表格需要達(dá)到什么樣的目的。

例如，領(lǐng)導(dǎo)要求對全年的招聘成果進(jìn)行分析，分別按照預(yù)計招聘人數(shù)、實際招聘人數(shù)和招聘完成率來匯總每月的招聘成果，并且對全年招聘的完成情況進(jìn)行統(tǒng)計分析。

這時就需要建立一份招聘數(shù)據(jù)源表，其核心字段包括招聘月份、招聘崗位、預(yù)計招聘人數(shù)，以及實際招聘人數(shù)等，如下圖所示。

數(shù)據(jù)源表格建立后，就可以得到領(lǐng)導(dǎo)想要的統(tǒng)計效果，對全年度招聘完成情況進(jìn)行了統(tǒng)計，并且使用圖表對全年招聘任務(wù)完成情況進(jìn)行了分析，效果如下圖所示。

02 設(shè)定表格字段

字段是對一列數(shù)據(jù)的統(tǒng)稱，是 Excel 表格的框架。

因此，字段的設(shè)定對于表格設(shè)計非常重要。要想設(shè)計出專業(yè)的表格，一般需要遵循 3 個步驟來設(shè)定表格字段，如下圖所示。

字段分析

很多人設(shè)計表格時，都不知道表格中應(yīng)包含哪些字段才最合理。

其實，大部分字段是根據(jù)制表目的而得來的。

例如，某 HR 要統(tǒng)計各部門員工的年休假天數(shù)，從中可以得出：各部門 = 部門、員工 = 姓名、年休假天數(shù) = 應(yīng)休天數(shù)。

因此，這張數(shù)據(jù)源表格中至少應(yīng)該包含部門、姓名、應(yīng)休天數(shù) 3 個字段。

字段拓展

3個字段并不能撐起一張表格，所以需要進(jìn)一步挖掘這些基礎(chǔ)字段背后隱藏的其他字段。

一般地，如果表格中要列出員工姓名和部門，那么員工編號是必不可少的，而且要統(tǒng)計年休假天數(shù)，就必須知道年休假天數(shù)是根據(jù)工作工齡來確定的，而工作工齡（指員工以工資收入為生活資料的全部或主要來源的工作時間，包括本企業(yè)工齡在內(nèi)）是根據(jù)參加工作時間的長短來確定的，由此又可以得出，員工編號、工作工齡和參加工作時間 3 個字段。

字段順序調(diào)整

做任何事情都要有一個基本的順序，表格也一樣。

如果表格中的行列安排不符合順序，那么看起來會非常別扭，沒有邏輯。

因此，在確定好表格中的字段后，還需要對表格字段進(jìn)行排序，這樣就能得到字段完整且排列正確的數(shù)據(jù)源表格了，效果如下圖所示。

03 裝飾美化表格

一張專業(yè)、優(yōu)秀的表格，不僅字段安排要符合邏輯，還必須令人查看起來輕松、舒服，所以制作好表格后，還需要根據(jù)實際需要對表格進(jìn)行裝飾美化。

表格的美化主要包括設(shè)置單元格格式、設(shè)置對齊方式、調(diào)整行高或列寬、添加邊框和底紋等。

需要注意的是，對表格的美化一般不需要“濃妝艷抹”，如下圖所示的表格，什么都想突出，結(jié)果卻什么都突出不了。

表格的美化講究舒服和直觀，只要看著舒服，數(shù)據(jù)直觀即可。

例如，下圖所示為對上圖表格的美化效果進(jìn)行修改后的效果。