導(dǎo)讀在我們的日常工作當(dāng)中，郵件是一種必不可少的工具，這件工具,協(xié)助我們攻破了很多口頭表達(dá)上無法繞過的阻礙。第一，發(fā)郵件能夠讓很多信息變得直觀清晰。有的時候光靠口....

在我們的日常工作當(dāng)中，郵件是一種必不可少的工具，這件工具,協(xié)助我們攻破了很多口頭表達(dá)上無法繞過的阻礙。

第一，發(fā)郵件能夠讓很多信息變得直觀清晰。有的時候光靠口頭闡述，很難把一件事情或者是一些帶有數(shù)據(jù)圖像的信息表達(dá)清楚，而如果通過郵件往來的話，則可以讓這些信息很直觀的呈現(xiàn)在紙面當(dāng)中，這樣利于接收郵件的人提高理解事情的效率。

第二，郵件的往來可以讓我們避免語言交流上可能造成的沖突。有些時候，我們在工作中壓力較大，對對方的態(tài)度也會相對生硬和嚴(yán)肅。這時候，如果雙方進(jìn)行語音溝通，很可能會觸發(fā)不良情緒，影響雙方的關(guān)系。而如果我們通過郵件，明確提出要求，既達(dá)到了工作目的，又緩沖了雙方可能產(chǎn)生的摩擦和碰撞。

第三，郵件能夠讓上級更快地了解到我們工作中的困難。多數(shù)時候，我們很少有機(jī)會能和一些上層領(lǐng)導(dǎo)面對面交流，即便能夠進(jìn)行口頭對話，也不會交流過于繁復(fù)冗長的信息，因?yàn)樘珡?fù)雜的口頭交流容易產(chǎn)生意思表達(dá)不明確，讓人有所誤解等問題。而如果我們通過郵件，直接呈現(xiàn)事情的來龍去脈，那么無論是領(lǐng)導(dǎo)還是其他相關(guān)方,都能較為容易地把握我們工作中問題的癥結(jié)所在，利于我們推進(jìn)問題的解決。

第四，郵件有著很重要的存檔作用。有時候，我們收到的郵件非常的雜亂，何為主何為次，哪些郵件是圍繞同一件事情來進(jìn)行交流的，對這些內(nèi)容我們都要有數(shù)。那么，怎樣才能夠讓我們有條不紊地處理郵件，并且通過這些郵件高效的把握我們工作當(dāng)中的重要事宜呢？我們可以通過在電腦桌面上建立文件夾，對我們所收到的郵件按照事件重要程度等順序進(jìn)行分類管理。這樣做，一來能夠幫助我們自己對各種事項(xiàng)的前因后果進(jìn)行梳理；二來，如果我們以后有需要重新閱讀這些郵件內(nèi)容，可以及時快速地搜索出曾經(jīng)的信息，幫助我們自己溫故而知新。

第五，郵件可以充當(dāng)保留證據(jù)的工具。單憑語言表達(dá)的內(nèi)容，容易產(chǎn)生空口無憑、事后查無實(shí)據(jù)的麻煩，進(jìn)而給我們的后續(xù)工作帶來困擾。如果我們把重要的信息通過郵件來記錄，白紙黑字的好處，顯而易見。注意留存重要郵件，今后，當(dāng)我們需要字據(jù)佐證的時候，也就擁有了非常有力的依據(jù)。

在我們的日常工作當(dāng)中，“郵件”，就是這樣一個看似尋常的工具，對清晰傳遞內(nèi)容、軟和人際關(guān)系、有效解決問題、及時存檔、留證等方面都有著積極的作用。用好郵件，常常能使我們事半功倍。

那么在使用郵件的過程當(dāng)中，我們又要特別注意些什么呢？

第一，要注意抬頭、正文和落款的規(guī)范書寫。一封正式的郵件，應(yīng)該具有抬頭、正文、落款等三部分內(nèi)容，尤其是當(dāng)我們向外部門發(fā)送郵件，或者是向我們的合作單位發(fā)送郵件時，這三部分缺一不可。這樣既能夠體現(xiàn)出我們對所述事件的重視程度，又能夠強(qiáng)化我們自身的業(yè)務(wù)素養(yǎng)。因此，不管我們與郵件接收方之間日常關(guān)系的親疏遠(yuǎn)近，郵件的基本格式，要力求完整到位。

第二，我們在進(jìn)行郵件書寫的時候，要注意內(nèi)容羅列的清晰完整，意思表達(dá)的簡潔干練。如果我們需要表達(dá)的內(nèi)容太多，一兩句話說不清楚，可以通過分點(diǎn)羅列的方式，按照“12345”等序號把自己要講的幾層意思，分條列明，這樣，讓閱讀者感到一種基本的邏輯層次感；如果句子太長，可以在中間多使用逗號，讓長句分隔成幾個小分句，增強(qiáng)句子的可讀性。

第三，我們需要把郵件抄送給領(lǐng)導(dǎo)的時候，要注意抄送對象的職權(quán)范圍。通常情況下，我們的業(yè)務(wù)內(nèi)容，需要讓直接領(lǐng)導(dǎo)全面、完整地了解。而直接領(lǐng)導(dǎo)的頂頭上司，也許只需要了解事情的起因和結(jié)尾，也就是說，我們只需要把陳述事情起因的第一封郵件和代表著事情結(jié)果的最后一封郵件抄送給上層領(lǐng)導(dǎo)，關(guān)于中間過程的郵件，讓直接領(lǐng)導(dǎo)看到即可。

第四，如果我們已經(jīng)發(fā)送的郵件中存在錯誤，需要另發(fā)一封郵件來進(jìn)行更正，則應(yīng)該讓閱讀者便捷地捕捉到我們更正的內(nèi)容。這時，要注意兩點(diǎn)，首先，在修正郵件的開頭向郵件接收者表示歉意，讓對方感受到友好的態(tài)度；其次，要清楚明了地通過顏色或者特殊記號，表示出自己之前寫錯的地方，以便閱讀者快速高效地把握我們更改的信息，而不至于因?yàn)橹貜?fù)閱讀之前的內(nèi)容，造成時間和精力的浪費(fèi)。

第五，我們收發(fā)郵件，都要及時消化其中的內(nèi)容。我們對自己所發(fā)出去的郵件，尤其是帶有附件的郵件內(nèi)容，要有比較完整的把握。舉例來說，作為服務(wù)性部門的工作人員，有時候，我們的郵件轉(zhuǎn)發(fā)有類似于“二傳手”的作用，把部門A的信息轉(zhuǎn)發(fā)到部門B，那么在我們發(fā)送郵件之前，應(yīng)該對部門A所發(fā)的郵件進(jìn)行閱覽，如果發(fā)現(xiàn)了明顯的，并且自己能夠識別的錯誤，則應(yīng)該及時的提醒A部門進(jìn)行糾正。這樣做，一來提升了自己的專注力和細(xì)膩程度，二來也增強(qiáng)了自身的責(zé)任意識和專業(yè)化程度。

第六，不確定和不便明說的信息，不要放在郵件中。工作中，不是所有信息都能在郵件里透露。比如說，未經(jīng)證實(shí)的消息，如果在郵件中呈現(xiàn)，事后又發(fā)現(xiàn)與事實(shí)不符，不僅會影響工作效率，還容易給人以“不穩(wěn)妥”的印象。再比如，有些情況，我們雖然心知肚明，甚至連郵件的接收方也很清楚，卻不宜作為上臺面的內(nèi)容在郵件里提及，否則，對方覺得為難，我們自己更可能陷入覆水難收的局面。

結(jié)尾

用好郵件，對我們的工作而言大有裨益。用心、準(zhǔn)確地把握郵件使用中的注意點(diǎn)，我們的工作便會更加得心應(yīng)手。